[Hinweis: In diesem Artikel Cross-gepostet Endbenutzer SharePoint Hier: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
Manchmal, Wenn Sie als Berater arbeiten (als Beruf, oder in eine beratende Funktion in Ihrem Unternehmen), Sie finden sich in einer Zwiebel-Geschichte Leben. Die Zwiebel hat eine Reihe von Artikeln, genannt "Ask ein [Expert] über [ein problem]”. Dies folgt dem berühmte "Dear Abby"-Format, wo bittet eine betroffene Person um persönliche Beratung. Die Zwiebel ist "Experte", jedoch, konzentriert sich also auf seinen Bereich der Sachkenntnis und aktuelle Probleme, dass der Experte die Frage völlig ignoriert und Wandern auf über seinen Bereich der Sachkenntnis. Als Berater, Wir müssen denken Sie daran die Zeit und vermeiden, in diesem Falle. Es ist klassisch so-beschrieben, "Wenn Sie einen Hammer den ganzen Tag verwenden, um Ihre Probleme zu lösen, Alles beginnt wie ein Nagel aussehen." Wir professionelle Berater sind immer auf der Hut gegen so etwas, Aber kommen wir in Kontakt mit Menschen, die schwere Profis in ihrer eigenen Rolle sind, aber sind nicht Berater. Sie haben nicht die gleiche Notwendigkeit oder Training nichts anderes zu tun.
Letzte Woche, Ich schrieb über einen von meiner Firma Kunden und einem laufenden Projekt Wir haben hochwertige Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Augenärzte in den USA und Kanada zu aktivieren, Durchführung klinischen Forschung auf seltene Krankheit. Neben der Nutzung von SharePoint Kernfeatures um diese Zusammenarbeit zu ermöglichen, Wir arbeiten auch einen Kosten-Vorlage und Genehmigung Prozess. Es ist kompliziert, weil wir so viele Schauspieler haben:
- Eine Handvoll Personen an verschiedenen Arztpraxen, die Ausgaben in Zeile eingeben können.
- Es gibt über 40 Arztpraxen.
- Bei einigen Praktiken, der Arzt verwendet das System direkt.
- Viele Praktiken, ärztlichem Personal verwendet das System direkt.
- Ein Finanz-administrator (Wer arbeitet für meinen direkten Kunden) Wer die Kosten für Genauigkeit und Relevanz bewertet, genehmigen oder verweigern sie auf Organisationsebene.
- Eine 3rd-party-Konten zu zahlenden Gruppe. Diese Leute bezahlen alle Rechnungen für Client, nicht nur Rechnungen kommen aus der seltenen Krankheit-Studie.
Die Kreditorenbuchhaltung-Gruppe ist eine Herausforderung gewesen.. Arbeiten mit ihnen gestern erinnerte mich an die Zwiebel-Serie. In meiner Rolle als Business consultant, Ich erläuterte die Notwendigkeit der Konten zu zahlenden Gesellschaft:
- Klinische Studien-Websites (Arztpraxen) entstehen Sie Kosten im Zusammenhang mit der Studie.
- Sie melden Sie sich bei "Web Site", und geben Sie ihre Ausgaben mit Hilfe eines online-Formulars. In diesem Fall, die "Web Site" mit SharePoint gehostet wird und die Kosten werden in einem InfoPath-Formular eingetragen. Aufwand-Einnahmen werden gescannt, hochgeladen und direkt an das Formular.
- Ein automatisierter Workflow-Prozess sucht Genehmigung vom Administrator entsprechenden finanziellen.
- Sie, sehr geehrte 3rd Partei AP Unternehmen – Bitte überprüfen und genehmigen oder ablehnen Ausgabenbetrag. Ich werde es dir irgendwie schicken die gewünschte (im Rahmen des zumutbaren).An diesem Punkt in der Diskussion, Ich interessiere nicht wirklich, wie es muss gebündelt werden. Ich möchte mit der AP-Gruppe zu verstehen, was sie brauchen und wollen arbeiten.
Wann habe ich die Notwendigkeit erklärt., die 3rd-Party nahm einen tiefen Tauchgang in ihren internen Mumbo Jumbo-Jargon über Kosten Genehmigungsprozesse, Oracle-codes, Vize Präsidenten Signaturen, 90 Tag Turn-arounds, usw.. Und Panik. Ich sollte nicht vergessen, die Panik. Die Bett-Fels-Anforderungen der Beratung Beruf gehört zu erfahren, wie Sie kommunizieren mit Menschen wie die, die selbst nicht ausgebildet sind oder unbedingt ein Bedürfnis, das gleiche zu tun. Unter anderem, Es ist eines der besten Teile des Seins ein Berater. Sie erhalten eine Welt, bevölkert mit Geschäftsleute mit völlig unterschiedlichen Perspektiven geben. Ich glaube, es ist ein bisschen wie die Eingabe des Verstand ein Serienmörder, außer, dass Sie nach der Erfahrung für das Leben ruiniert sind nicht (Ein AP-Manager in den Sinn zu kommen, ist jedoch kein Spaziergang im Park 🙂 [Siehe wichtigen Hinweis unten ***] ).
Einer der großen Vorteile von unserer technischen Welt als SharePoint-Menschen ist, dass wir vorgefertigte Antworten auf viele der sehr berechtigte Bedenken, dass Menschen wie meine AP-Kontakt. Ist es sicher? Woher weiß ich, dass die Kosten ordnungsgemäß geprüft wurde? Kann ich, Letzte Zahler, finden Sie alle Informationen über die Kosten? Wie mache ich das? Was passiert, wenn ich diese Details ansehen und nicht billigen, von Ihnen? Ich kann sie abweisen? Was passiert, wenn die Organisation Änderungen und die ursprünglichen genehmigende Person ist nicht mehr um? Wir können einfach den Prozess um Änderungen im System ändern? Ich kann diese Kosten ein Jahr später erneut wenn ich geprüft bekommen und die Zahlung zu verteidigen müssen?
Als SharePoint-Menschen, Wir können sehen, wie diese Fragen zu beantworten. Im Fall meines Klienten, Wir beantworten ihnen mehr oder weniger wie folgt:
- InfoPath-Formular zu ermöglichen-Websites erfassen ihre Ausgaben und zur Genehmigung vor.
- Websites können auf der Website zum Anzeigen des Status von ihre Spesenabrechnung jederzeit zurückgeben..
- Als wichtige Ereignisse eintreten (zB. der Aufwand ist genehmigt und zur Zahlung vorgelegt), Das System benachrichtigt sie proaktiv per e-Mail.
- Das System benachrichtigt den finanziellen Administrator, nachdem Sie ein Bericht zur Genehmigung eingereicht haben.
- Finanzielle Administrator genehmigt oder verweigert die Anforderung.
- Nach der Genehmigung, der Aufwand ist gebündelt in eine e-Mail und an der 3. Parteiorganisation Zahler.
- Der 3rd Party-Zahler hat alle Informationen, die sie benötigen, um die Kosten zu überprüfen und können auf der SharePoint-Umgebung, in der Informationen zu graben (in erster Linie Überwachungsverlauf um zu überprüfen, die "Wahrheit" der Aufwendungen).
- 3RD-Partei-Zahler kann genehmigen oder ablehnen die Zahlung mit ihrer eigenen internen Prozess. Sie zeichnen das Ergebnis wieder in die SharePoint-Website (Das löst einer e-Mail-Benachrichtigung an die entsprechenden Mitarbeiter).
- In Zukunft, Es wäre schön, dabei stilly e-Mail ausgeschnitten und stattdessen die Kosten-Informationen direkt in ihr System feed.
Abschließend, Es gibt ein Lebensstil hier, den ich aus der Sicht der professionellen Berater zu beschreiben, aber das gilt fast gleichermaßen für volle Zeit Mitarbeiter in einem BA und/oder macht Benutzerrolle. Arbeiten Sie geduldig mit den Experten in Ihrem Unternehmen zu und extrahieren Sie die Kern-Geschäftsanforderungen zu, so gut Sie kann. Mit einem tiefen Verständnis von SharePoint-Features und Funktionen heranziehen, mehr als oft nicht, Sie werden beantworten Bedenken und bieten Möglichkeiten zur Verbesserung der jedermanns Arbeit Tag Nutzung von SharePoint Kernfunktionen.
***Wichtiger Hinweis: Ich will nicht wirklich AP Leute zu Serienmördern vergleichen. Jedoch, Ich könnte wahrscheinlich einige Namen AP pro's, die wahrscheinlich gewünscht, sie könnten eine einstweilige Verfügung gegen mich bekommen, ihnen der schleichende und Fragen immer und immer wieder. "Wo ist mein check?"" Wo ist mein check?"" Wo ist mein check?”
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