Έχω έναν σύμβουλο για πολλά χρόνια τώρα και ως οποιοδήποτε έμπειρος σύμβουλος ξέρει, η καλή επικοινωνία είναι ένας από τους βασικούς πυλώνες για την επιτυχή υλοποίηση ενός έργου. Είναι τόσο προφανές, είναι πραγματικά σχεδόν βαρετό να μιλήσουμε για. Αυτό δεν είναι μια θέση σχετικά με την ανακοίνωση της γενικής χρήσης. Αντί, Σας γράφω για τη σκοτεινή πλευρά της επικοινωνίας — Επικοινωνία κακές ειδήσεις.

Είναι αυτονόητο ότι δίνει καλές ειδήσεις στον πελάτη γίνεται όλη την ώρα, όσο το δυνατόν συχνότερα. Ποιος δεν θέλει να δώσει καλές ειδήσεις? Ποιος δεν ήθελε να ακούσει τις καλές ειδήσεις?

Από την άλλη πλευρά, κακές ειδήσεις δεν είναι διασκέδαση καθόλου. Έχω πάντα πάλευε με αυτό. Στις προηγούμενες ημέρες της καριέρας μου, Θα ήθελα να ξέρω κάτι στραβά ήταν με ένα έργο, και αντί να λέει ο πελάτης, Θα ήθελα να εργάζονται περισσότερες ώρες για να προσπαθήσουμε να επιλύσουμε το πρόβλημα. Εγώ θα διατάσσω μου ομάδα να εργαστεί σκληρότερα. Είναι μια αρκετά φυσική παρόρμηση να σκεφτεί ότι μια υπεράνθρωπη προσπάθεια να σώσει την ημέρα. Μερικές φορές αυτό λειτουργεί, μερικές φορές δεν το κάνει. Ακόμα και όταν "λειτουργεί" συχνά είναι μια μικτή τσάντα. Είναι η ποιότητα του παραδοτέου πραγματικά μέχρι spec όταν βασικά μέρη έχουν αναπτυχθεί κατά τη διάρκεια αρκετών 60 να 80 ώρες την εβδομάδα?

Τι είναι ο καλύτερος τρόπος για να χειριστεί τα κακά νέα? Η απάντηση είναι: Πείτε νωρίς. Μην περιμένετε μέχρι μια εβδομάδα πριν από τον προϋπολογισμό του έργου θα πρέπει να καταναλώνεται. Εάν ξέρετε για έξι εβδομάδες ότι απλά δεν υπάρχει αρκετός χρόνος να παραδώσει κάποιο κομμάτι της υποσχέθηκε λειτουργικότητα, Πείτε το πρόγραμμα-πελάτης δικαίωμα τότε και εκεί. Ο πελάτης μπορεί να πάρει αναστατωμένος (κατά πάσα πιθανότητα θα), μπορεί να υπάρξει δίωξη και κατηγορίες και των συναισθημάτων βλάψει. Αλλά, όταν τα συναισθήματα δροσιστείτε, υπάρχει ακόμα έξι εβδομάδες αριστερά για το έργο. Έξι εβδομάδες είναι ένα καλό χοντρό κομμάτι του χρόνου. Υπάρχει χρόνος για να προσαρμόσετε τα σχέδια, αλλάζουν τα χρονοδιαγράμματα, πάρετε την μπάλα τροχαίο στις επεκτάσεις του προϋπολογισμού (Καλή τύχη!) και ακριβώς γενικά να έρθει στα πιασίματα με το «δεδομένων επιτόπου" και να εκπονήσει ένα νέο σχέδιο που οδηγεί ακόμα σε ένα επιτυχημένο έργο.

Προκειμένη περίπτωση: Είμαι εργάζονται για ένα έργο που χαρακτηρίζεται από:

• T&Προϋπολογισμού της Ε με ένα ανώτατο όριο "για να μην υπερβαίνει" ποσό σε δολάρια.
• Ένα "καλύτερο θα καταβληθούν προσπάθειες" υπόσχεται να προσφέρει το X, Y και Z μέχρι το τέλος του έργου.
• Έλλειψη υποσχέθηκε βασικούς πόρους στον υπολογιστή-πελάτη. Οι πόροι αυτοί δεν είχαν παρακρατηθεί επίτηδες, ούτε για οποιοδήποτε κακό"" λόγος, αλλά αυτοί ήταν παρακρατηθεί.
• Μια ξημερώνοντας πραγματοποίηση ως το έργο πέρασε το σημείο στα μισά του δρόμου που δεν επρόκειτο να είναι σε θέση να παραδώσει "Z" (κυρίως διότι οι πόροι που υποσχέθηκε δεν υπήρχαν στην πραγματικότητα).
• Αναφορές κατάστασης τακτική και "CYA" τεκμηρίωση που μας υποστήριξε (η συμβουλευτική ομάδα) επάνω.
• Σφιχτά δεμένη ομάδα υλοποίησης με μέλη που επιλέγηκαν από την οργάνωση της παροχής συμβουλών· (μου εταιρεία) και ο πελάτης.
• Μακρινό Διευθυντική Ομάδα, σε μια μεταφορική και σωματική αίσθηση. Η ομάδα διαχείρισης ήταν επικεντρωμένη σε ένα άλλο μεγάλο εταιρικό έργο και λόγω περιορισμών χώρου, η ομάδα εφαρμογής στεγαζόταν σε ένα ξεχωριστό κτήριο στην πανεπιστημιούπολη, κάτω από έναν λόφο και σχετικά μακρινός τρόπος από τον "πολιτισμό".

Με περίπου έξι εβδομάδες αριστερά για τον προϋπολογισμό του έργου, Εμείς (η ομάδα εφαρμογής) ήξερε ότι ήμασταν πρόβλημα. Η σύμβαση είπε ότι έπρεπε να παραδώσει "Z". Ακόμα κι αν το έργο είναι καιρός & υλικά και αν και μας υποσχέθηκε μόνο "κάθε δυνατή προσπάθεια" να παραδώσει Z και ακόμη και εν τούτοις είχαμε μεγάλη δικαιολογία για την παράδοση που λείπουν … η κατώτατη γραμμή είναι ότι δεν ήταν αναζητούν καλό — δεν επρόκειτο να παραδώσει Z σε σχήμα μια ποιότητα που θα έκανε κάποιος περήφανος.

Αναγνωρίζοντας αυτό, Πήγαμε στη διαχείριση και τους είπε ότι ο προϋπολογισμός του έργου θα πρέπει να καταναλώνεται από μια ορισμένη ημερομηνία και ότι είμαστε σε δύσκολη θέση με Z.

Ένα μίνι firestorm εξερράγη πέρα από τις επόμενες ημέρες.

Ημέρα 1: Ομάδα διαχείρισης καλεί του προσωπικού για μια έκτακτη συνεδρίαση (Εμείς, Οι σύμβουλοι δεν έχουν προσκληθεί). Συμβάσεις εκτυπώνονται και διανέμονται σε όλους και ακολουθεί μια κριτική από-γραμμή. Διαχείριση βάζει τα μέλη του προσωπικού στην άμυνα. Δεν νομίζω ότι η φράση "Σύνδρομο της Στοκχόλμης" είναι * πράγματι * χρησιμοποιείται, αλλά μπορείτε να πάρετε την εικόνα. Είμαστε μια σφιχτοδεμένη ομάδα, Εξάλλου, και το προσωπικό έχει εργαστεί μαζί μας σύμβουλοι ημέρα μέσα και έξω για αρκετούς μήνες τώρα.

Ημέρα 2: Διαχείριση καλεί μια άλλη συνάντηση με το προσωπικό. Αισθάνονται λίγο καλύτερα. Θέλουν επιλογές και ιδέες για την κίνηση προς τα εμπρός. Συνειδητοποιούν ότι υπάρχει ακόμα έξι εβδομάδες απομένουν για τον τρέχοντα προϋπολογισμό του έργου, που είναι ακόμα ένα αξιοπρεπές κομμάτι του χρόνου. Ένα από τα στοιχεία της δράσης: προγραμματίσετε μια συνάντηση με την ομάδα πλήρη εφαρμογή (συμπεριλαμβανομένων των συμβούλων).

Ημέρα 5: Πλήρη ομάδα συναντά, ακολουθεί εποικοδομητική συνάντηση και να δηµιουργήσει ένα νέο εφικτό σχέδιο. Ακόμα καλύτερα, έχουμε ήδη αρχίσει συζητώντας την δεύτερη φάση και ο πελάτης μας καλεί να προετοιμάσουν προτάσεις για τη φάση αμέσως.

Αν είχαμε περιμέναμε μέχρι μόλις τρεις εβδομάδες παρέμεινε, ή ακόμη χειρότερα, μία ή δύο εβδομάδες, θα ήταν πολύ διαφορετική. Αντί για μια εποικοδομητική συνάντηση ώστε να ευθυγραμμίσετε το έργο, Εμείς θα έχουν τράβηγμα έξω αναφορές κατάστασης, κατά την ανάλυση της σύμβασης και την αναθεώρηση να δικαιολογήσει αυτό ή η εν λόγω απόφαση του παλαιόs ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Θα είχαμε "κερδίσει" αλλά είναι αυτό πραγματικά "κερδίζοντας" σε αυτή την περίπτωση?

Έτσι, Αν έχετε να δώσει άσχημα νέα, δώσει νωρίς. Άσχημα νέα που έδωσε αργά δεν είναι απλώς κακή, είναι τρομερό.