[Bemærk: Denne artikel krydspostes til Slutbrugeren SharePoint Her: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Undertiden, Når du arbejder som konsulent (som et erhverv, eller i en rådgivende rolle inden for din virksomhed), du finder dig selv bor i et løg historie. Løg har en række artikler kaldet "Spørg en [ekspert] om [nogle problem]”. Dette følger den berømte "Dear Abby" format, hvor en pågældende person anmoder om personlig rådgivning. Løg er "ekspert", dog, er så fokuseret på sit område af ekspertise og aktuelle problemer at eksperten ignorerer spørgsmålet helt og Ramblas sit område af ekspertise. Som konsulenter, Vi skal holde det i tankerne hele tiden og undgå at falde i fælden. Det er klassisk beskrevet som dette-"når du bruger en hammer hele dagen til at løse dine problemer, alt begynder at ligne et søm." Vi professionelle konsulenter er altid på vagt over for slags ting, men vi kommer i kontakt med mennesker, der er alvorlige professionelle i deres egen rolle, men ikke konsulenter. De har ikke samme behov eller uddannelse at gøre ellers.

Sidste uge, Jeg skrev om en af mit firmas kunder og et igangværende projekt Vi er nødt til at aktiverer høj kvalitet samarbejde mellem forskellige øje læger i USA og Canada udføre klinisk forskning på sjælden sygdom. Ud over at udnytte kernefunktioner til SharePoint for at aktivere dette samarbejde, Vi arbejder også en regning indgivelse og godkendelse proces. Det er kompliceret, fordi vi har så mange aktører:

• En håndfuld af personer på forskellige læger praksis, der kan angive udgifter på linje.
  • Der er over 40 lægers praksis.
  • På nogle praksis, lægen bruger systemet direkte.
  • På mange praksis, lægens personale bruger systemet direkte.
• En finansiel administrator (Hvem arbejder for min direkte klient) der gennemgår udgifter for præcision og relevans, godkende eller nægte dem på det organisatoriske plan.
• En 3rd hold konti skal betales gruppe. Disse mennesker betale alle regninger for klient, ikke kun regninger kommer ud af den sjældne sygdom undersøgelse.

Kreditor-gruppen har været en udfordring. Arbejde med dem i går mindede mig om løg-serien. I min rolle som Erhvervskonsulent, Jeg forklarede behovet til konti skal betales virksomhed:

• Kliniske undersøgelser websteder (lægers praksis) pådrage sig undersøgelse-relaterede udgifter.
• De logger ind på "websted" og angiver deres udgifter ved hjælp af en online-formular. I dette tilfælde, "websted" er vært med SharePoint og udgifterne, der er indgået en InfoPath-formular. Udgift kvitteringer scannes, uploadet og knyttet direkte til formen.
• En automatiseret arbejdsproces søger godkendelse fra de relevante finansielle administrator.
• Du, Kære 3rd party AP firma – gennemse og godkende eller afvise denne udgift. Jeg vil sende det til dig nogen måde, som du vil (inden for rimelighedens).På dette punkt i diskussionen, Jeg ved ikke rigtig pleje hvordan det skal være bundtet. Jeg ønsker at arbejde med gruppen AP til at forstå, hvad de har brug for og ønsker.

Når jeg forklarede behovet, tredjeparts tog en dyb Dyk ind i deres interne mumbo jumbo lingo om regning godkendelsesprocesser, Oracle koder, Vice presidential signaturer, 90 dag turn-arounds, osv. Og panik. Jeg skulle glemme alt om panikken. Et af kravene seng rock af den konsulterende profession er at lære at kommunikere med mennesker, der enten selv ikke uddannet eller nødvendigvis føler behov for at gøre det samme. Blandt andet, Det er en af de bedste dele af at være en konsulent. Du kommer til at træde ind i en verden befolket med erhvervsfolk med helt forskellige perspektiver. Jeg forestiller mig, det er lidt ligesom at komme ind i sindet af en seriemorder, bortset fra at du ikke er ødelagt for livet efter oplevelsen (selvom det ikke er en tur i parken at komme ind i hovedet på en AP-manager 🙂 [Se vigtig note nedenfor ***] ).

En af de store ting om vores tekniske verden som SharePoint mennesker er, at vi har færdige svar på mange af de meget velbegrundede bekymringer at folk som min AP kontakt har. Er det sikkert? Hvordan kan jeg vide, at udgiften var ordentligt undersøgt? Kan jeg, som den endelige betalingsformidler, Se alle detaljer på bekostning? Hvordan gør jeg det? Hvad hvis jeg ser på disse oplysninger og godkender ikke dem? Jeg kan afvise dem? Hvad sker der, hvis organisationen ændringer og den oprindelige godkender ikke længere omkring? Vi kan nemt ændre processen for at afspejle ændringer i systemet? Jeg kan gense denne udgift et år senere, hvis og når jeg få revideret og skal forsvare betalingen?

Som SharePoint mennesker, Vi kan se, hvordan at besvare disse spørgsmål. I min klients sag, vi svare dem mere eller mindre sådan her:

• InfoPath-formular til Tillad websteder at optage deres udgifter og sende dem til godkendelse.
• Websteder kan vende tilbage til webstedet for at se status for deres udgiftsrapporten til enhver tid.
• Som indtræffer væsentlige hændelser (strømsparetilstand. udgiften er godkendt og indsendt til betaling), systemet advarer dem via e-mail.
• Systemet giver besked om den finansielle administrator, når en rapport er blevet sendt til godkendelse.
• Finansiel administrator godkender eller afviser anmodningen.
• Efter godkendelse, udgiften er samlet i en e-mail og sendes til 3rd part betaler organisationen.
• 3rd part betaleren har alle de oplysninger, de har brug at gennemgå udgifter og kan få adgang til SharePoint-miljø til at grave i detaljer (primært overvågningsoversigten at kontrollere "sandheden" af udgifter).
• 3RD part betaleren kan godkende eller afvise betalingen ved hjælp af deres egne interne proces. De optage dette resultat tilbage i SharePoint-webstedet (som udløser en e-mail-underretning til relevante personer).
• I fremtiden, Det ville være rart at skære denne stilly e-mail proces og i stedet fodre regning oplysninger direkte ind i deres system.

Afslutningsvis, der er en livsstil her som jeg beskriver fra den faglige konsulent synspunkt, men der gælder næsten lige til fuld tid medarbejdere i en BA og/eller power brugerrolle. Arbejde tålmodigt med eksperter i din virksomhed og udpakke kerne forretningskrav, så godt du kan. Med en dyb forståelse af SharePoint-funktioner og funktioner til at trække på, oftere end ikke, du vil være i stand til at besvare spørgsmål og tilbyde måder at forbedre alles arbejde dag leveraging core SharePoint-funktioner.

***Vigtig bemærkning: Jeg mener virkelig ikke at sammenligne AP folk til seriemordere. Dog, Jeg kunne sikkert nævne nogle AP pro's der sandsynligvis ønske de kunne få et tilhold mod mig stalking dem og spørge igen og igen. "Hvor er min check?"" Hvor er min check?"" Hvor er min check?”

</slutningen>

Abonner på min blog.

Følg mig på kvidre på http://www.twitter.com/pagalvin