Escribió un detallado artículo que describe cómo crear un flujo de trabajo de SharePoint Designer que envía un email de recordatorio de la tarea a diario hace unas semanas. Ha sido publicado en el nuevo Revista de SharePoint sitio. En términos más generales, el artículo muestra cómo crear una estructura de bucle en SPD.

La revista tiene una amplia variedad de artículos incluyendo, entre otras cosas, cosas muy técnica, entrevistas y noticias de la industria. Te recomiendo que agregarlo a tu feed RSS.

Si tienes un producto o servicio a vender, También considero que la publicidad en el sitio. Está apagado a un comienzo fuerte con varios mil pares de ojos mirando ya. Va a crecer.

Por último, Si has picazón a escribir algo y conseguir salir delante de un público más amplio, Este es un buen momento y lugar para rascarse.

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Mark Miller sobre en Usuario final SharePoint ha publicado mi último artículo sobre el uso de SharePoint Designer para crear soluciones de flujo de trabajo grandes para arriba en su sitio. Check it out.

En este artículo, Hablo sobre el proceso de diseño y, en mayor detalle, Cómo configurar un proceso de prueba confiables y repetibles mediante características de SharePoint (listas personalizadas, plantillas de sitio). El artículo apunta a los usuarios finales, Pero el enfoque también es bueno para los desarrolladores.

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La semana pasada, Estuve trabajando cómo bucle e implementar una máquina de Estado utilizando SharePoint Designer y mencionado, Como acotación al margen, que probablemente sería escribir un blog sobre el mejor registro de flujo de trabajo.

Bien, Sanjeev Rajput me pegaba a él. Eche un vistazo.

Guardar datos de registro en una lista personalizada parece superior a la utilización de la historia de flujo de trabajo regular:

• Es sólo una lista personalizada, por lo que se puede exportar a excel muy fácilmente.
• Puede crear vistas, filtrar dinámicamente los datos, etc..
• No está sujeto a la purga automática que obtendrá con historial de flujo de trabajo regular.

Hay algunos riesgos / desventajas:

• Muchos flujos de trabajo funcionando con un montón de registro podrían provocar demasiados datos se escriban en la lista.
• Tal vez usted * * quiere automático purga. No tienes esa característica con este enfoque (sin codificación).
• La seguridad es difícil. Para escribir a la lista, el usuario debe tener permiso para hacerlo. Esto significa que probablemente no es adecuado para cualquier tipo de "oficial" auditoría ya que el usuario podría descubrir la lista y editarla. Esto podría superarse con alguna programación personalizada.

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Esta semana pasada terminé de una prueba de proyecto de concepto para un cliente en Manhattan. Mientras que la implementación de la solución, Me topé con otra deficiencia de MOSS KPI (Consulte aquí para un número anterior de KPI y mi solución).

Fondo: Se utilizó el flujo de trabajo de SharePoint Designer para modelar un proceso bastante complejo negocio largo de varios meses. Que tomó a lo largo de, actualizaría alguna información de estado en una lista. KPI ' s usan estos datos para hacer su mojo.

Decidimos crear un sitio nuevo cada vez que inicia una nueva de estos procesos de negocio. Además el flujo de trabajo se, estos sitios alojar varias bibliotecas de documentos, uso público objetivo y así sucesivamente. Sólo un montón de cosas para ayudar con la colaboración entre los empleados internos, viajando empleados y el cliente de participantes a asociados de negocios.

También queríamos mostrar algunas KPI que controlan la salud global de ese proceso de negocio específicas como promovido por los datos de estado de flujo de trabajo y ver con los KPI.

Finalmente, hemos utilizado elementos de lista KPI que hacen un recuento en una vista en una lista en el sitio (en contraposición a tirar desde otro origen de datos, como excel o SQL).

El problema: Como se puede imaginar, Suponiendo que íbamos a llevar adelante la idea básica en un mundo de producción, Queremos una plantilla de sitio. Disposición un nuevo sitio basado en un proceso de negocios"" plantilla.

El problema es que parece que no puede conseguir un KPI funcione de esa manera. Cuando crea un nuevo sitio basado en una plantilla con una lista de KPI y el elemento web KPI, datos de la nueva web KPI se rompen. Puntos de lista KPI del nuevo sitio en cualquier fuente se ha definido si primero lo guardado como una plantilla.

A modo de ejemplo:

• Crear un nuevo sitio y construir a la perfección. Este sitio incluye los datos KPI.
• Guardar como plantilla.
• Crear un nuevo sitio y base si fuera de la plantilla.
• Elementos de la lista de este nuevo sitio KPI’ fuentes apuntan a la plantilla del sitio, no el sitio actual.

El proceso de creación de instancias no corregir la dirección URL.

He intentado solucionar esto especificando una dirección URL relativa al definir el elemento de la lista KPI. Sin embargo, No pude obtener cualquier variación que trabajar.

Siempre quieren par de estos "problema" entradas de blog con algún tipo de solución, pero en este caso no tengo una buena. Lo mejor que puedo entender es que necesita ir el sitio recién asignado a arreglar todo manualmente. La interfaz de usuario lo hace aún más difícil debido a que cambiar la URL de la lista de origen provoca una actualización de, así que realmente hay que redefinir todo desde cero.

Si alguien sabe de una mejor manera de manejar esto, por favor enviar un comentario.

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Recientemente he aprendido que es posible y aún bastante fácil crear un workflow de máquina de estado usando SharePoint Designer. Necesidad es la madre de la invención y todo lo que bueno y tenía una necesidad esta semana para una invención que. Coincidentemente, Me encontré con este post del Foro MSDN así como. Mi experiencia personal esta semana y que "la confirmación independiente" da fuerza a mi convicción. Tengo pensado escribir sobre esto en mayor longitud con un ejemplo completo soplado, pero aquí está la esencia de la misma:

• El enfoque aprovecha el hecho de que un flujo de trabajo puede cambiar un elemento de lista, desencadenando así un nuevo flujo de trabajo. Normalmente he considerado a ser una molestia e incluso blogged acerca del uso de semáforos para manejarlo.
• SharePoint permite varios flujos de trabajo independientes activa contra un elemento de la lista específica.

Para configurarlo:

• Diseño de equipo de Estado (es decir, los Estados y cómo los Estados de transición de uno a otro).
• Implementar cada Estado como flujo de trabajo diferente.
• Configurar cada uno de estos flujos de trabajo de estado ejecutar en respuesta a cualquier cambio en el elemento de lista.

Cada flujo de trabajo de Estado sigue este patrón rugosa:

• En la inicialización, determinar si realmente debería ejecutar mediante la inspección de la información de estado en el "tema actual". Interrupción si no.
• Hacer el trabajo.
• Actualizar el elemento actual"" con nueva información de estado. Esto desencadena una actualización para el elemento actual y dispara a todos los flujos de trabajo del estado.

Aparte de los beneficios evidentes que uno puede crear un flujo de trabajo de la máquina estatal declarativa, todo lo que es buenísimo para crear KPI e interesante información de estado vistas.

Tiene un inconveniente bastante sustancial — standard workflow history tracking is even more useless than normal 🙂 That’s easily remedied, Sin embargo. Guarde toda su información del tipo de auditoría en una lista personalizada. Es probablemente una buena idea incluso para flujo de trabajo secuencial de vainilla, but that’s for another blog post 🙂

Esto llamo un "mea culpa" porque tengo, Lamentablemente, dicho más de una vez en los foros y en otros lugares que uno debe utilizar visual studio para crear un workflow de máquina de estado. Simplemente no es verdad.

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Es posible provocar un bucle infinito en un flujo de trabajo de SharePoint Designer. Un modelo de implementación comunes como esta hace que el problema:

• Crear un flujo de trabajo y asociar a una lista.
• Indican que se debe iniciar en crear de nuevos elementos y actualización de los elementos existentes.
• Un paso en el flujo de trabajo actualiza un campo "Tema actual".
• Puesto que el actual artículo cambiado, el flujo de trabajo se inicia una nueva.

Para evitar este bucle infinito, implementar un semáforo simple:

• Agregar una columna de sitio (o columna a la lista/biblioteca si no está utilizando los tipos de contenido).
• Ocultar la página Editar (fácil de hacer si una columna de sitio mediante sus propiedades, No es tan fácil si una columna de la lista).
• En el flujo de trabajo, Comprueba si el valor de la columna del semáforo está en blanco.
• Si está en blanco, establecer en un valor en blanco y continuar.
• Si no es está en blanco, salida inmediatamente.

Esto puede convertirse en una solución bastante matizada, dependiendo de los requerimientos del negocio y así sucesivamente, Pero ha sido un modelo viable cuando lo he necesitado.

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Como muchas personas saben, la plantilla de empleados entrenamiento proporcionado por Microsoft aquí tiene un error que podemos reproducir siguiendo estos pasos:

• Crear una clase con un tamaño máximo de 10 estudiantes.
• Registro –> Total disponible asiente correctamente disminuye por una. Resultado: 9 asientos disponibles.
• Eliminar del registro: –> Error. Total plazas disponibles deberán incrementar en uno. De lo contrario. Resultado: 9 asientos disponibles según SharePoint, Pero en realidad, Hay 10 asientos disponibles.

Solución: Usar SharePoint Designer para corregir el flujo de trabajo.

Primero, abrir el sitio. La lista de carpetas para mí se parece a esto:

Si tenemos una mirada en el "registro de asistentes" flujo de trabajo, vemos que hay un paso con la etiqueta "Aplicar política de asientos". Se parece a esto:

Este paso del flujo de trabajo actualiza el elemento incrementando los "asientos llenos" columna de metadatos en el curso. Si tenemos que levantar más detalladamente, vemos esto:

Esa es toda la información que necesitamos arreglar la anulación del registro de flujo de trabajo.

Si damos vuelta la anulación del registro de flujo de trabajo, no hay ningún paso de flujo de trabajo similar. Añadir los siguientes:

1: Expandir el "baja de asistente" y abrir el XOML (ver la primera pantalla disparado si estás perdido).

2: Añadir una nueva variable de flujo de trabajo, "Nuevos asientos rellenos" de tipo "Número".

3: Asignar un valor a "nuevo lleno de asientos" como se muestra:

4: Disminuir los asientos llenos por 1:

5: Actualizar el elemento curso relacionado:

6: Asegúrese de que todos los pasos en la secuencia correcta. Para mí, este aspecto:

7: Terminar el flujo de trabajo para reconstruirlo.

8: Prueba.

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Uno de los patrones emergentes de que encontrar en la elaboración de soluciones SharePoint aprovecha el flujo de trabajo de SharePoint Designer y un receptor de eventos.

Aquí se presenta un escenario de negocio para poner en contexto:

• Cargar un documento en un lib doc.
• Inaugurar varios pasos flujo de trabajo creado mediante SharePoint Designer.
• En algún momento durante ese proceso, flujo de trabajo asigna una tarea a alguien (a través de recopilar datos de usuario o asignar una tarea).
• Queremos usar un KPI para realizar un seguimiento de cuánto tiempo esa tarea espera de completar. El KPI muestra verde para tareas que se completan o debido más 3 días a partir de ahora. Muestra amarillo si la tarea es debida mañana u hoy. Aparece en rojo si la tarea está vencida.
• Aquí está el kicker: Quiero la fecha que impulsa ese KPI para tener conciencia de vacaciones.

No puedo calcular una debida conciencia de vacaciones fecha muy fácilmente en el flujo de trabajo de SharePoint Designer. Tengo que crear una acción personalizada o utilizar una herramienta de parte 3. Sin embargo, es bastante fácil de calcular una fecha en un receptor de eventos. Fusionar los dos y obtenemos un patrón como este:

• Definir un oculto sí/no hay columnas de sitio en la biblioteca de documentos con la etiqueta "DoCalcualteDueDate".
• Inicializar en false.
• En el momento adecuado del flujo de trabajo (por ejemplo:. justo antes de "recopilar datos" acción), asignar ese valor a True.
• Un ItemUpdate() receptor de eventos mira para ver si "DoCalculateDueDate" es cierto. Puesto que el receptor de eventos ejecuta en cada actualización, "DoCalculateDueDate" es normalmente falso.
• Cuando el flujo de trabajo asigna DoCalculateDueDate true, el receptor de eventos calcula la debida vacaciones consciente fecha.
• Cuando el receptor de eventos hace este cálculo, la bandera de DoCalculateDueDate establece en false.

En el final, Flujo de trabajo SPD se comunica con un receptor de eventos mediante el semáforo DoCalculateDueDate y tenemos vacaciones conscientes por las fechas que se asignan en el momento exactamente correcto en la vida del flujo de trabajo. Controles de SharePoint Designer cuando se asigna la fecha de vencimiento, pero el receptor de eventos realiza el cálculo real y asignación.

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ACTUALIZACIÓN: Yo he estado investigando cómo incrustar un flujo de trabajo SPD en una definición de sitio. Esta cadena de foro MSDN tiene alguna información interesante. No es concluyente, pero puntos path a través de la selva.

Doy este post un poco chiflado "observó comportamiento" plomo ya que soy un poco receloso de conclusiones de lo. Flujos de trabajo de SPD son … temperamental.

A menudo se preguntan / preguntando / desgaste sobre flujos de trabajo de SPD en movimiento de un lugar a otro. Hoy en día, Seguí estos pasos e hizo estas observaciones:

• He creado un flujo de trabajo usando SharePoint Designer en un sitio conectado a una biblioteca de documentos.
• La biblioteca de documentos asociados ya alojados varios documentos.
• Salvé el sitio como plantilla.
• Cuando te salvé el sitio como plantilla, Salvé el contenido así como.
• He creado un nuevo sitio en la misma colección de sitios usando esa plantilla.

En este punto, He intentado ejecutar el flujo de trabajo. Puntualmente se terminó con el mensaje, "Error en el arranque".

Esperaba esto. Tengo bajas expectativas a la hora de desplazarse flujos de trabajo de SPD.

Continué:

• Abierto el sitio de SharePoint Designer.
• Tenía una ojeada en el flujo de trabajo. Le pareció fino.
• Hice clic en "Finish".
• Corrí el flujo de trabajo.

A esta hora, funcionó bien.

Agregaré que este flujo de trabajo utiliza los "recogemos datos del usuario" acción que es una acción relativamente compleja bajo el capó.

Tentativamente concluyo que el proceso de "acabamiento" el flujo de trabajo causado los SPD asociar correctamente el flujo de trabajo SPD con la nueva biblioteca de documentos. También termino que la XOML y otros artefactos XML son razonablemente "sueltos". No son super bien junto a la biblioteca de documentos.

¿Qué significa esto significa? Asumiendo que es un proceso confiable y reproducible, hay al menos un método áspero que podemos utilizar para desplazarse por. No sé si esto sería si cruzamos fronteras de colección de sitio de trabajo o incluso más drástico, toda granjas nuevas (por ejemplo:. dev escenario para prod).

Si estás leyendo esto e inclinado, por favor enviar un comentario o Enviarme un correo electrónico su historia de migración de SharePoint Designer. Con mucho gusto actualizaré esta publicación con cualquier conocimientos así ofrecidas.

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A menudo es útil almacenar información de estado en una lista personalizada como un código de aprobación que nunca debe ser manipulado directamente por usuarios finales. Este es un escenario común de negocios. He estado trabajando en un proyecto de este año que genera varias fechas estado y recordatorio a través de flujos de trabajo de SharePoint Designer que luego conducen KPI y generalmente soportan procesos de negocio críticos.

Utilice un tipo de contenido del sitio / columna para conseguir este efecto.

Crear un tipo de contenido de sitio con la columna de estado como se muestra:

Nota el estado" (para Demo)" campo en la parte inferior.

Siguiente, Haga clic en el nombre de columna para obtener acceso a propiedades de la columna. Seleccione "ocultada (No aparecerá en las formas)" en la sección de configuración de columnas como se muestra:

Esto quita el campo de las formas de actualización de edición estándar. Sin embargo, está todavía disponible en las vistas, KPI, el modelo de objetos y en cualquier otro lugar que desee utilizarlo, incluyendo el flujo de trabajo SPD.

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