(Esta entrada publicada entre Cruz http://paulgalvin.spaces.live.com/blog/ y http://blogs.conchango.com)

Los anuncios en este sitio son míos y no representan necesariamente las posiciones de Conchango, estrategias u opiniones.

Visión general:

Este artículo describe algunos antecedentes sobre un grande (3,000 usuarios) Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) implementación y lo que hicimos para conseguir el proyecto de rodar de tal manera que el cliente está satisfecho y firmemente por un camino termina con la adopción plena del conjunto de características MOSS. A partir de la escritura de la entrada, Somos aproximadamente 50% completar la primera fase del proyecto. Como el progreso de las cosas, I podrá actualizar esta entrada o escribir nuevas entradas.

En este caso específico, la compañía ya había instalado SharePoint Portal Server 2003. El grupo instaló el producto en una especie de "vamos a ver si alguien se preocupa" moda. Fue adoptado rápidamente por muchos usuarios de negocios y se hizo bastante popular en la empresa en general. Como se puede imaginar, Esto no fue la mejor estrategia de implementación (que el cliente admite fácilmente) y cuando MOSS llegaron a la escena, el cliente decidió "hacerlo bien" y nos contrató para ayudarles a.

Una de las cuestiones centrales que nos enfrentamos cuando comenzamos a implementar este proyecto fue: Cómo introducimos musgo a este cliente? Dado que el cliente ya tenía experiencia con SharePoint, nos preguntamos — ¿Tenemos que hacer "diferencial" entrenamiento o hacer que subir desde el suelo? Después de trabajar con los usuarios clave, determinamos tratar esto como un proyecto de campo verde tenido más sentido.

Esa decisión dio un punto de partida, pero todavía nos dejó con el importante requisito de averiguar de una buena estrategia para despliegue de musgo a la empresa. El musgo es un animal tan grande … incluye gestión de contenidos, gestión de documentos, búsqueda, seguridad, audiencia objetivo, gestión de proyectos, "fabuloso cuarenta" plantillas, flujo de trabajo, conector de datos de negocios, etc.. Si unimos esto con el hecho de que es una gran organización que puede realmente hacer uso de prácticamente todos los principales MOSS característica y tiene los ingredientes de un gran proyecto con un alcance de empresa y muchas cosas buenas pasando.

Nos estamos confrontados con este problema y otra vez … MOSS tiene una empresa llegar con su conjunto de características de la empresa, Todavía ni siquiera un poco sofisticados clientes tienen mucho mentalmente absorbe esas características, Deja que solo incorporar una fracción apreciable de ellos en su rutina diaria.

No tengo una solución mágica al problema. En su lugar abordar sólo los muy primeros pasos que hemos dado con el cliente para guiarlos por el camino a la adopción a largo plazo.

Ámbito de aplicación:

Tanto como quería el equipo para elaborar un plan de proyecto que incluía tales hitos como "Que PoepleSoft la integración mediante BDC Completed", «Nuevo producto departamentos lanzamiento flujo de trabajo completo" y "Dirección Ejecutiva KPI aceptado", Tuve que conformarme con algo menos. Esto no es para decir que "menos" es malo. En realidad, "menos" que hemos decidido para el despliegue inicial fue millas por delante de donde estaban antes de empezar. En nuestro caso, "menos" convertido en:

• Gestión documental simple utilizando las bibliotecas de documentos, tipos de contenido y control de versión.
• Búsqueda eficaz basado en tipos de contenido y personalizar la búsqueda avanzada (Via propiedades administradas, XSLT para producir resultados bastante, etc.).

Además de las anteriores características de toda la empresa (lo que significa que debían ser desplegado a todos los departamentos y usuarios), Hemos añadido los siguientes singleton dentro del alcance mini-proyectos:

• Prueba de concepto integración BDC.
• Proceso de pasos múltiples y múltiples sucursales de flujo de trabajo creado a través de SPD.
• Complejo formulario de InfoPath.
• Superficie de KPI para algunos procesos de negocio (Probablemente HR adquisición de talento en nuestro caso, Aunque eso puede cambiar).

El objetivo aquí no es 100% precisa pero representativo de nuestro enfoque y suficiente para mi propósito aquí, que es explicar lo que considero que es un eficaz"" Introducción de musgo que establecerá al cliente firmemente por el camino dorado en adopción plena MOSS.

No escribo mucho más sobre el singleton en esta entrada. Quiero señalar que estos son parte de nuestra estrategia primordial. La idea es implementar las características base documento gestión y buscar a todos los usuarios, sin embargo ofrecen gran funcionalidad, alto visibles y altamente representativos ejemplos de otras características MOSS de base que están simplemente más allá de la capacidad de absorber en esta etapa temprana de la mayoría de los usuarios. Sin embargo, "allí estarán" y espero que otras unidades de negocio sepa o aprender sobre ellos y quiero esas características por sí mismos, conduce a una mayor adopción. Estas historias de éxito de singleton también servir para proporcionar a nuestro equipo de ventas "munición" para ganar con éxito segundo, Proyectos tercera fase n.

Lo introducimos y por qué?

Habiéndose establecido como un requisito de toda la empresa de referencia en gestión de documentos y búsqueda, teníamos que empezar a reunir información. Como una cuestión práctica, Esta giraba en torno a la comprensión de sus documentos y que en última instancia asignado para la comprensión de los tipos de contenido.

He encontrado que es difícil de explicar los tipos de contenido sin ayudas visuales. Gente más técnica puede alejarse de una discusión sobre los tipos de contenido cuando CT se describe en términos de la base de datos. "Un TAC es similar a una tabla de base de datos, tiene columnas y columnas están definidas en términos de tipos de datos, Pero los tipos de datos CT incluyen más que simples entero/fecha, Pero también "elección" y búsqueda"" y similares." Podemos hablar de "ampliar" tipos de contenido, como uno puede heredar funcionalidad de una clase base en lenguajes orientados a objetos. Sin embargo esto obviamente no es útil para transporte Departamento admin quien no tiene ninguna formación técnica. Es decir, casi todo el mundo que importa en una implementación MOSS.

El uso de un tablero blanco es dudoso. Que he presentado la idea de un tipo de contenido y dibujado brillante (o eso parece) Fotos de tipos de contenido y lo que hacen para usted en términos de búsqueda y cómo ellos pueden ampliarse, etc.. En el final, se siente como haber encendido bombillas, pero la imagen resultante de la pizarra es un desastre.

Esto nos llevó a nuestro lugar de aterrizaje actual y hasta ahora más eficaz: un sitio de MOSS configurado para mostrar estas características.

Utilizando el sitio, demostramos:

• Tipos de contenido:
  • Creando una CT con múltiples tipos de datos (texto, fecha, opción, Boolean, búsqueda, etc.).
  • Extendiendo una tomografía mediante la creación de un nuevo CT basado en uno de los padres.
  • Buscando documentos usando metadatos CT.
• Bibliotecas de documentos:
  • Asociar un CT solo con una biblioteca.
  • ¿Qué sucede cuando subamos un documento a la biblioteca?
  • Asociar múltiples de CT con una biblioteca de doc.
  • ¿Qué sucede cuando subamos un documento a la biblioteca?
  • Filtrar y ordenar vía encabezados de columna en un lib doc.
  • Vistas de documento biblioteca:
    • Clasificación
    • Agrupación
    • "Entrada rápida" (vista Hoja de datos)
    • "Los datos no etiquetados" (para ayudar con la migración a MOSS entre otras fuentes de contenido; más información sobre este por debajo de).

El sitio de:

Hemos diseñado nuestro sitio para ser una característica permanente en el entorno de desarrollo para ser utilizado para propósitos de entrenamiento largos después de terminar el proyecto e incluyó varios artefactos como se describe:

Tipos de contenido:

Hemos definido los siguientes tipos de contenido: Factura, Orden de compra, Servicios de factura.

Seleccionamos la orden de compra y factura porque están más o menos universalmente bajo
entidades se puso. Todo el mundo en el negocio entiende que una factura es una demanda de pago a un atención al cliente para un cantidad emitido en una cierta fecha para ser pagado según algunos condiciones de pago. Esto conduce a una definición natural de un TAC que hemos denominado "formación de factura" (para distinguirlo de cualquier otro tipo de factura). La orden de compra se define semejantemente fácilmente. También hemos creado una factura de servicios de capacitación"" mediante la creación de un nuevo CT basado en la "formación factura" CT y añadido una columna, "servicios prestados".

Con lo anterior, Ahora podemos demostrar sin enredando tratando de explicar un concepto abstracto primero algunas características clave de CT; Ya todo el mundo entiende lo que queremos decir por "factura" y la "orden de compra" y en cambio son capaces de concentrarse en la mecánica de la CT se.

Listas personalizadas:

CT con las columnas de tipo "búsqueda" apuntan a una costumbre lista o biblioteca de documentos. Esto utilizamos extensamente y para el entorno limitado, hemos creado una lista personalizada que contiene a clientes de apoyo. Seleccionamos los clientes porque es un concepto fácil de entender y fácil de demostrar. El CT de factura tiene una columna, "atención al cliente" se define de tipo "búsqueda" señala en esta lista.

Hemos creado una lista personalizada similar para gestionar proveedores"" para la orden de compra"" CT.

Bibliotecas de documentos:

Hemos creado dos bibliotecas de documentos: "Facturas" y "documentos".

Configuramos la biblioteca de documentos de facturas para gestionar documentos únicos de tipo CT "Factura".

Configuramos los documentos mixtos"" Biblioteca para gestionar todas tres de CT.

Crear varias vistas que muestran la clasificación, filtrado, agrupación y hoja de datos.

Búsqueda:

Podemos definir dos nuevas propiedades administradas y les asigna al número de factura y el cliente.

Hemos creado un nuevo sitio de búsqueda de avance personalizado y modificado para permitir a los usuarios buscar "facturas" usando esas dos propiedades asignadas.

Modificar el XSLT para que el número de factura y el cliente, cuando están presentes, aparecen en una tabla HTML en un color brillante. El objetivo es demostrar que tal formato es posible.

Juntándolo todo:

Organizamos para que los usuarios clave participar en una demostración.

Seguimos este simple script:

1. Describir el significado y propósito de un CT, utilizando como ejemplos facturas y órdenes de compra.
2. La definición de CT factura mientras simultáneamente garantizándoles que no necesitan utilizar las pantallas se muestran, recoge los conceptos.
3. Ir a la biblioteca de documentos de facturas.
4. Cargar un documento.
5. Demostrar que el cliente desplegable realmente es originario de una lista personalizada.
6. Agregar a un nuevo cliente a la lista de clientes y luego actualizar los metadatos de la factura subido recientemente con el cliente recién creado.
7. Cambiar a los "documentos mixtos" Biblioteca y subir un documento. Explicar cómo el sistema le solicita para un tipo de documento.
8. Ir a biblioteca de documentos de facturas y mostrar cómo haciendo clic en un nombre de columna cambia el orden de clasificación.
9. Demostrar a nivel de columna de filtración.
10. Mostrar diferentes puntos de vista que muestran varios niveles de clasificación, filtrado y agrupación.
11. Mostrar la vista Hoja de datos.
12. Explicar el propósito de "documentos sin etiquetar" vista.
13. Cambiar a la búsqueda avanzada modificado para requisitos particulares.
14. Por ahora, el documento recientemente subido debería han sido arrastrado e indexadas, Entonces realizar una búsqueda que demuestra habilidad para localizar esa factura a través de la propiedad asignada.
15. Demostramos la diferencia entre búsqueda mediante las propiedades asignadas vs. Sólo una búsqueda de texto.

En este punto, más o menos terminamos con la demo. Parece que tomar sobre 30 Para 45 minutos, dependiendo de cuántas preguntas preguntan.

Entonces enviamos a sus escritorios con la "tarea". Consiste en una simple hoja de cálculo de excel donde les pedimos que define para nosotros lo que ellos piensan que necesitan en términos de CT, tanto a nivel alto (propósito sólo nombre y negocios) así como de columnas y el tipo de datos almacenan en la columna. No les pedimos que definen tipos de datos de columna en términos de musgo, pero condiciones comerciales.

En Resumen:

Hemos creado un entorno sandbox que podemos utilizar para demostrar algunas características MOSS de base cuyo recurso es toda la empresa.

Nos hemos modelado entidades de negocios fácil de entender y común para que los usuarios pueden centrarse en musgo y no estancarse en las entidades / ejemplos propios.

Los usuarios de negocios alejarse de sesiones tesis con la "tarea" en forma de documentos de excel que ahora son competentes para llenar y utilizar para diseñar sus propios tipos de contenido de primer corte.

Finalmente, como realizamos demostraciones con el tiempo, miembros del equipo del cliente ellos mismos a ser más capaces de llevar adelante, la demo de sí mismos y generalmente liberar el resto de nosotros para trabajar en cuestiones más complejas, como taxonomía global, complejos flujos de trabajo, BDC y similares.