J'ai écrit un article détaillé qui décrit comment créer un flux de travail SharePoint Designer qui envoie un courriel de rappel de tâche sur une base quotidienne y a quelques semaines. Il a été publié à la nouvelle SharePoint Magazine site. Plus généralement, l'article montre comment créer une structure en boucle dans le SPD.

Le magazine a une grande variété d'articles y compris, entre autres choses, trucs très technique, entrevues et nouvelles de l'industrie. Je recommande que vous l'ajoutez à votre flux RSS.

Si vous avez un produit ou service à vendre, Je considère également la publicité sur le site. Il est éteint un excellent départ avec plusieurs milliers de paires d'yeux regardant déjà. Qui ne manquera pas de grandir.

Enfin, Si vous avez été démangeaison d'écrire quelque chose et de get it out en face d'un public plus large, C'est un grand moment et endroit pour le rayer.

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Mark Miller au SharePoint de l'utilisateur final a posté mon dernier article sur l'utilisation de SharePoint Designer pour créer des solutions de workflow grand place sur son site. Check it out.

Dans cet article, Je parle du processus de conception et de, plus en détail, Comment mettre en place un processus de test fiable et répétable à l'aide des fonctionnalités de SharePoint (listes personnalisées, modèles de sites). L'article s'adresse aux utilisateurs finaux, mais l'approche est trop bonne pour les développeurs.

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La semaine dernière, Je travaillais comment boucle et implémenter un ordinateur d'État à l'aide de SharePoint Designer et mentionné, comme une annulation, que j'écrirais probablement un blog sur le meilleur enregistrement de flux de travail.

Puits, Sanjeev Rajput me battre pour elle. Jetez un coup d'oeil.

Sauvegarde des données du journal dans une liste personnalisée semble supérieure à l'utilisation de l'historique de flux de travail régulier:

• C'est juste une liste personnalisée, Si vous pouvez l'exporter vers excel très facilement.
• Vous pouvez créer des vues, filtrer dynamiquement les données, etc..
• Il n'est pas soumis à la purge automatique vous obtenez avec l'historique du workflow régulier.

Il ya des risques / inconvénients:

• De nombreux flux de travail en cours d'exécution avec beaucoup de journalisation pourrait causer trop de données à écrire dans la liste.
• Peut-être vous * * veulent purge automatique. Vous n'obtenez pas cette fonctionnalité grâce à cette approche (sans codage).
• La sécurité est difficile. Afin d'écrire dans la liste, l'utilisateur doit avoir l'autorisation de le faire. Cela signifie qu'il n'est probablement pas adapté pour tout type d'agent"" la vérification étant donné que l'utilisateur pourrait découvrir la liste et le modifier. Cela pourrait être surmonté avec une programmation personnalisée.

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Cela depuis une semaine j'ai fini un projet de validation de concept pour un client à Manhattan. Mise en œuvre de la solution, J'ai couru dans une autre lacune de mousse IRC (voir ici pour une question précédente de KPI et ma solution).

Arrière-plan: Nous avons utilisé des flux de travail SharePoint Designer pour modéliser un processus assez complexe métier long de plusieurs mois. Telle qu'elle a ingurgité le long, il mettrait à jour certaines informations d'État dans une liste. Indicateurs de performance clés utilisent ces données pour faire leur mojo.

Nous avons décidé de créer un nouveau site chaque fois qu'un nouveau de ces processus métier débute. Mis à part le flux de travail lui-même, ces sites hébergent plusieurs bibliothèques de documents, utiliser l'auditoire cible et ainsi de suite. Juste un tas de trucs pour aider à la collaboration entre les employés internes, voyager les employés et les clients du participant des partenaires commerciaux.

Nous voulions aussi montrer quelques indicateurs de performance qui surveillent la santé globale de ce processus d'entreprise, comme préconisé par les données d'état de workflow et lus à l'aide des indicateurs de performance clés.

Enfin, Nous avons utilisé des éléments de liste KPI que faire un décompte sur une vue sur une liste dans le site (par opposition à tirer d'une autre source de données, comme excel ou SQL).

Le problème: Comme vous pouvez l'imaginer, en supposant que nous devions porter vers l'avant l'idée de base dans un monde de production, Nous souhaitons un modèle de site. Un nouveau site basé sur un processus d'entreprise"" modèle.

Le problème est que vous n'arrivez pas à obtenir un indicateur de performance clé fonctionne de cette façon. Quand je crée un nouveau site basé sur un modèle avec une liste de KPI et le composant WebPart KPI, le nouvel indicateur de performance clé données site sont cassées. KPI liste points du nouveau site à quelque source vous définis lorsque vous l'avez enregistré tout d'abord en tant que modèle.

A titre d'exemple:

• Créer un nouveau site et intégrez-la à la perfection. Ce site comprend les données de l'indicateur de performance clé.
• Qui enregistrer comme modèle.
• Créer un site et si hors du modèle de base.
• Éléments de liste KPI de ce nouveau site’ sources pointent sur le modèle de site, pas sur le site actuel.

Le processus d'instanciation ne corrige pas l'URL.

J'ai essayé de résoudre ce problème en spécifiant une URL relative, lors de la définition de l'élément de liste KPI. Cependant, Je ne pouvais pas obtenir toute variation de que cela fonctionne.

J'ai toujours envie de jumeler ces problème"" messages du blog avec une sorte de solution, mais dans ce cas je n'ai pas un bon. Le mieux que je peux comprendre, c'est que vous avez besoin d'aller le site nouvellement mis en service et de tout réparer manuellement. L'interface utilisateur rend cela encore plus difficile parce que la modification de l'URL de la liste source provoque un rafraîchissement, Si vous avez vraiment de redéfinir le tout à partir de zéro.

Si quelqu'un connait une meilleure façon de gérer cette, Veuillez poster un commentaire.

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J'ai appris récemment que c'est possible et même assez facile de créer un workflow d'ordinateur d'État à l'aide de SharePoint Designer. La nécessité est la mère de l'invention et de tout ce que de bonnes choses et j'ai eu besoin cette semaine qui avait l'air d'une invention. Comme par hasard, Je suis tombé sur ce post du forum MSDN ainsi. Mon expérience personnelle de cette semaine et cette confirmation indépendante"" donne la force de conviction. J'ai l'intention d'écrire à ce sujet plus en détail avec un exemple complet soufflé, mais voici l'essentiel de ce:

• L'approche s'appuie sur le fait qu'un flux de travail peut modifier un élément de liste, déclenchant ainsi un nouveau flux de travail. J'ai considéré normalement comme cela pour être une nuisance et même blog sur l'utilisation des sémaphores manipuler.
• SharePoint permet de multiples flux de travail indépendant actif contre un élément de liste spécifique.

Pour la configurer:

• Concevoir votre machine d'État (c'est-à-dire, les États et comment les États de transition de l'un à l'autre).
• Mise en œuvre de chaque État comme flux séparé.
• Configurez chacun de ces flux de travail État à exécuter en réponse à toute modification de l'élément de liste.

Chaque workflow d'État suit cette tendance rugueuse:

• Lors de l'initialisation, déterminer si elle doit vraiment s'exécuter en inspectant les informations d'État dans le « élément actif ». Abandonner si pas.
• Faire le travail.
• Mise à jour de l'élément actuel »" avec les nouvelles informations d'État. Cela déclenche une mise à jour à l'élément actuel et déclenche tous les workflows d'État.

Mis à part l'avantage évident qu'on peut créer un workflow de machine état déclaratif, toutes les informations d'État sont formidable pour la construction des ICR et intéressant vues.

Il n'a pas un inconvénient assez important — norme suivi de l'historique des flux de travail est encore plus inutile que la normale 🙂 C'est facilement résolu, Cependant. Stockez toutes vos informations de type de vérification dans une liste personnalisée. C'est probablement une bonne idée même pour les flux de travail séquentiel vanille, mais ce sera pour un autre billet de blog 🙂

J'appelle cela un "mea culpa" parce que j'ai, Malheureusement, dit plus d'une fois sur les forums et ailleurs, que l'on doit utiliser visual studio pour créer un workflow d'ordinateur d'État. Ce n'est simplement pas vrai.

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Il est possible de provoquer une boucle infinie dans un flux de travail SharePoint Designer. Un modèle commun de mise en œuvre comme ça la cause du problème:

• Créer un flux de travail et l'associer à une liste.
• Indiquent qu'il devrait démarrer sur créer de nouveaux articles et mise à jour des éléments existants.
• Une étape dans le flux de travail met à jour un champ dans le « Élément actuel ».
• Puisque l'élément actuel a changé, le workflow démarre un nouveau.

Pour éviter cette boucle sans fin, mettre en œuvre un sémaphore simple:

• Ajouter une colonne de site (ou colonne de la liste/bibliothèque si vous n'utilisez pas de types de contenu).
• Cacher la page edit (facile à faire si une colonne de site via ses propriétés, pas facile si une colonne de la liste).
• Dans le flux de travail, vérifie si la valeur de la colonne de sémaphore est vide.
• Si c'est vide, Il a une valeur non vide et d'aller de l'avant.
• S'est n'est pas vide, quittez immédiatement.

Cela peut devenir une solution assez nuancée, Selon les besoins de l'entreprise et ainsi de suite, mais il a été un modèle réalisable lorsque j'ai besoin.

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Comme beaucoup de gens le savent, le modèle de formation de l'employé fourni par Microsoft ici a un bug que nous pouvons reproduire en suivant ces étapes:

• Créer une classe avec une taille maximale de 10 étudiants.
• S'inscrire –> Total disponible loge correctement décrémente un. Résultat: 9 places disponibles.
• Annuler l'inscription: –> Bug. Total de sièges disponible devrait augmenter par un. Ce n'est pas. Résultat: 9 places disponibles : SharePoint, mais en fait, Il y a 10 places disponibles.

Solution: Utiliser SharePoint Designer pour corriger le flux de travail.

Première, ouvrir le site. La liste des dossiers pour moi ressemble à ceci:

Si nous avons un regard sur l'enregistrement des participants »" flux de travail, Nous voyons qu'il y a un pas étiqueté « Enforce assise politique ». Il ressemble à ceci:

Cette étape du flux de travail met à jour l'élément en incrémentant « remplis de sièges" colonne de métadonnées sur le parcours. Si nous qui tirer vers le haut plus en détail, nous le voyons:

C'est toute l'information dont nous avons besoin corriger le processus d'annulation d'inscription.

Si nous retourner pour le workflow d'annulation d'inscription, Il n'y a aucune étape de workflow similaire. Ajoutez-la comme suit:

1: Développez « participant d'annulation d'inscription" et ouvrir le XOML (voir premier écran tourné si vous êtes perdu).

2: Ajouter une nouvelle variable de flux de travail, « Nouveaux sièges remplis" de type « Nombre ».

3: Assignez une valeur à la « nouvelle remplis de sièges" comme le montre:

4: Décrémenter les sièges remplis par 1:

5: Mise à jour de l'élément de cours connexe:

6: Assurez-vous que toutes les étapes sont dans la bonne séquence. Pour moi, Il ressemble à ceci:

7: Terminer le flux de travail à reconstruire il.

8: Test.

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Un des nouveaux modèles que je trouve dans l'élaboration de solutions SharePoint exploite les flux de travail SharePoint Designer et un récepteur d'événements.

Voici un scénario d'entreprise en contexte:

• Télécharger un document à un lib doc.
• Je coup de flux de travail en plusieurs étapes, créé à l'aide de SharePoint Designer.
• À un certain moment au cours de ce processus, flux de travail affecte une tâche à quelqu'un (recueillir des données de l'utilisateur ou assigner une tâche).
• Nous voulons utiliser un indicateur de performance clé pour suivre combien de temps cette tâche est en attente d'achèvement. L'indicateur de performance clé montre verte pour les tâches qui sont accomplies ou régulière plus de 3 jours a partir de maintenant. Il montre jaune si la tâche doit être effectuée demain ou aujourd'hui. Elle brille en rouge si la tâche est en souffrance.
• Voici le kicker: Je veux que la date à laquelle les lecteurs qu'IRC d'être conscient-vacances.

Je ne peux pas calculer un prenant en charge les vacances due date très facilement dans le flux de travail SharePoint Designer. Je devrais créer une action personnalisée ou utiliser un outil tiers 3e. Cependant, Il est assez facile de calculer une telle date dans un récepteur d'événements. Fusionner ces deux ensemble et nous obtenons un modèle comme celui-ci:

• Définir un Oui caché et aucune colonne de site sur la bibliothèque de documents n'étiquetés « DoCalcualteDueDate ».
• Initialiser à false.
• Au moment opportun dans le flux de travail (e.g. juste avant la « collecte de données" action), Affectez cette valeur à True.
• Un ItemUpdate() récepteur d'événements attend de voir si DoCalculateDueDate »" a la valeur true. Étant donné que le récepteur d'événements s'exécute sur chaque mise à jour, « DoCalculateDueDate" est normalement faux.
• Lorsque le workflow assigne DoCalculateDueDate true, le récepteur calcule le vacances-aware due date.
• Lorsque le récepteur d'événements est ce calcul, Il définit l'indicateur DoCalculateDueDate sur false.

En fin de compte, Flux de travail SPD est communiqué avec un récepteur d'événements via le sémaphore de DoCalculateDueDate et nous avons vacances prenant en charge due dates assignées pour le moment tout à fait correct dans la vie du flux de travail. Les contrôles SharePoint Designer lorsque la date d'échéance est assignée, mais le récepteur d'événements effectue le calcul réel et affectation.

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MISE À JOUR: J'ai fait des recherches sur l'incorporation d'un flux de travail SPD dans une définition de site. Cette chaîne de forum MSDN a quelques informations intéressantes. Il n'est pas concluante, mais les points de chemin d'accès à travers la jungle.

Je remets ce post un peu excentrique "comportement observé" chef de file depuis que je suis un peu méfiant de tirer des conclusions de celui-ci. Flux de travail SPD sont … capricieux.

Gens se demandent souvent / vous vous demandez / frottement sur le déplacement des workflows SPD d'un endroit à un autre. Aujourd'hui, J'ai suivi ces étapes et a fait ces observations:

• J'ai créé un flux de travail dans un site rattaché à une bibliothèque de documents à l'aide de SharePoint Designer.
• La bibliothèque de documents associés a déjà abrité plusieurs documents.
• J'ai enregistré le site comme un modèle.
• Quand j'ai enregistré le site comme un modèle, J'ai enregistré le contenu ainsi.
• J'ai créé un nouveau site dans la même collection de sites à l'aide de ce modèle.

À ce point, J'ai essayé d'exécuter le flux de travail. Elle elle-même terminée rapidement avec le message du journal, « Échec de démarrage ».

Je m'attendais à cela. J'ai de faibles attentes lorsqu'il s'agit de déplacer des workflows SPD.

J'ai continué:

• Ouvre le site dans SharePoint Designer.
• Avait un coup d'oeil dans le flux de travail. Il semblait bien.
• J'ai cliqué sur « Finish ».
• J'ai couru le flux de travail.

Cette heure, il fonctionnait bien.

J'ajouterai que ce flux de travail utilisé la « collecte de données de l'utilisateur" action qui est une action relativement complexe sous le capot.

Provisoirement, je conclus que le processus de « finition" le flux de travail causé SPD à associer correctement le flux de travail SPD avec la nouvelle bibliothèque de documents. Je conclus également le XOML et autres artefacts XML sont raisonnablement « lâches ». Ils ne sont pas super étroitement couplées à la bibliothèque de documents.

Ce que fait cette moyenne? En supposant que c'est un processus fiable et reproductible, Il n'y a au moins une méthode approximative, que nous pouvons utiliser pour les déplacer. Je ne sais pas si cela fonctionnera si nous avons traversé les frontières de collection de site ou même plus radicalement, tous nouvelles fermes (e.g. dev sur scène à prod).

Si vous lisez ceci et incliné, Veuillez publier un commentaire ou Ecrivez-moi votre histoire de migration de SharePoint Designer. Je mettrai volontiers à jour de cette annonce avec n'importe quel idées ainsi offertes.

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Il est souvent utile stocker des informations d'État dans une liste personnalisée comme un code d'approbation qui ne devrait jamais être manipulé directement par les utilisateurs finaux. Il s'agit d'un scénario d'entreprise commune. J'ai travaillé sur un projet de cette année qui génère les différentes dates de statut et de rappel via le flux de travail SharePoint Designer qui continuez de KPI et appui les processus d'affaires urgentes.

Utilisez un type de contenu de site / colonne pour obtenir cet effet.

Créer un type de contenu de site avec la colonne d'État comme le montre:

Note de l'État » (pour la démo)" champ en bas.

Prochaine, Cliquez sur le nom de colonne pour accéder aux propriétés de la colonne. Sélectionnez "cachés (N'apparaîtra pas dans les formes)" dans la section paramètres de colonne comme le montre:

Cette commande supprime les formes standard modifier/mettre à jour le champ. Cependant, Il est toujours disponible dans les points de vue, IRC, le modèle d'objet et de n'importe où que vous voulez l'utiliser, y compris les flux de travail SPD.

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