[Note: Cet article permuté à SharePoint de l'utilisateur final ici: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]
Parfois, Lorsque vous travaillez comme consultant (en tant que profession, ou dans un rôle consultatif au sein de votre entreprise), vous vous trouvez vivant dans une histoire de l'oignon. L'oignon a une série d'articles appelés « demandez un [expert] sur [problème quelconque]”. Cela fait suite au célèbre format « Dear Abby » où une personne concernée est demander des conseils personnels. « Expert » de l'oignon, Cependant, est tellement concentré sur son domaine d'expertise et des problèmes actuels que l'expert ne tient pas compte de la question ont entièrement et radote tout son domaine d'expertise. Comme consultants, Nous devons garder cela à l'esprit tout le temps et éviter de tomber dans ce piège. Il est classiquement décrit comme ceci: "lorsque vous utilisez un marteau, tout au long de la journée, pour résoudre vos problèmes, Tout commence à ressembler à un clou ». Nous consultants professionnels sont toujours en garde contre ce genre de chose, mais nous entrer en contact avec les personnes qui sont des professionnels sérieuses dans leur propre rôle, mais ne sont pas des consultants. Ils n'ont pas la formation ou même besoin de faire autrement.
La semaine dernière, J'ai écrit d'un des clients de mon entreprise et un projet en cours Nous avons permettre la collaboration de haute qualité entre divers ophtalmologues aux États-Unis et au Canada, faisant de la recherche clinique sur les maladies rares. En plus des fonctionnalités SharePoint noyau pour activer cette collaboration, Nous travaillons également à un processus de présentation et d'approbation des dépenses. C'est compliqué parce que nous avons tant d'acteurs:
- Une poignée d'individus aux pratiques des médecins différents qui peuvent entrer des dépenses en ligne.
- Il y a plus 40 pratiques des médecins.
- À certaines pratiques, le médecin utilise le système directement.
- De nombreuses pratiques, le personnel du docteur utilise le système directement.
- Un administrateur financier (qui travaille pour mon client direct) qui examine les dépenses pour l'exactitude et la pertinence, approuver ou priver au niveau organisationnel.
- Une 3ème partie groupe créditeurs des comptes. Ces gens paient toutes les factures pour les clients, non seulement les factures qui sortent de l'étude de maladies rares.
Le groupe Accounts Payable a été un défi. Travail avec eux hier m'a rappelé la série d'oignon. Dans mon rôle de consultant en affaires, J'ai expliqué la nécessité pour la compagnie de comptes payables:
- Sites d'études cliniques (pratiques des médecins) engager des dépenses liées à l'étude.
- Ils vous connecter sur le « site web » et inscrire leurs frais à l'aide d'un formulaire en ligne. Dans ce cas, le « site web » est hébergé avec SharePoint et les dépenses sont entrées dans un formulaire InfoPath. Les reçus de dépenses sont scannés, téléchargé et relié directement à la forme.
- Un processus automatisé demande l'autorisation de l'administrateur financier approprié.
- Vous, cher 3ème partie AP compagnie – s'il vous plaît examiner et approuver ou refuser de cette dépense. Je vais l'envoyer à vous aucunement que vous voulez (au sein de la raison).À ce point dans la discussion, Je n'aime pas vraiment comment il doit être livré. Je veux travailler avec le groupe AP pour comprendre ce qu'ils ont besoin et veulent.
Quand je lui ai expliqué la nécessité, le groupe 3 a pris une plongée en eaux profonde dans leur jargon jargon interne sur le processus d'approbation des dépenses, Codes d'Oracle, signatures présidentielles Vice, 90 Journée demi-tours, etc.. Et la panique. Je ne devrais pas oublier la panique. Une des exigences de la profession de Conseil Roche lit est d'apprendre à communiquer avec des gens comme ça qui sont eux-mêmes ne pas formés ou nécessairement sentent le besoin de faire la même chose. Entre autres choses, C'est l'une des meilleures parties d'être un expert-conseil. Vous arrivez à entrer dans un monde peuplé de gens d'affaires avec des points de vue complètement différents. J'imagine que c'est un peu comme entrer dans l'esprit d'un tueur en série, sauf que vous n'êtes pas ruiné pour la vie après l'expérience (mais entrer dans l'esprit d'un gestionnaire AP n'est pas une promenade dans le parc 🙂 [voir Remarque importante ci-dessous ***] ).
Une des grandes choses au sujet de notre monde technique comme les gens de SharePoint est que nous avons des réponses toutes prêtes à plusieurs des préoccupations très valables que les gens comme mon contact AP ont. Est-ce sûr? Comment puis-je savoir que la dépense a été correctement validée? Ce que je peux, comme le donneur d'ordre final, voir tous les détails de la dépense? Comment je fais que? Que se passe-t-il si je regarde ces détails et n'approuve pas leur? Je peux les rejeter? Que se passe-t-il si les changements d'organisation et de l'approbateur original n'est plus autour de? Nous pouvons facilement changer le processus afin de refléter les changements dans le système? Peux je revoie cette dépense un an plus tard lorsque j'obtenir vérifié et doivent défendre le paiement?
Comme les gens de SharePoint, Nous pouvons voir comment répondre à ces questions. Dans le cas de mon client, Nous y répondons plus ou moins comme ceci:
- Formulaire InfoPath pour autoriser les sites à enregistrer leurs frais et soumet pour approbation.
- Sites peuvent retourner sur le site pour afficher le statut de leur rapport de frais en tout temps.
- Comme des événements importants se produisent (e.g. la dépense est approuvée et soumise au paiement), le système avertit proactivement les par email.
- Le système avertit l'administrateur financier une fois qu'un rapport a été soumis pour approbation.
- Administrateur financier, approuve ou rejette la demande présentée par.
- Dès l'approbation, la dépense est emmitouflée dans un courriel et envoyée à l'organisation de payeur 3e partie.
- Le payeur parti 3e a toutes les informations dont ils ont besoin d'examiner les dépenses peuvent avoir accès à l'environnement SharePoint pour creuser dans les détails (surtout histoire de vérification pour vérifier la « vérité » des dépenses).
- 3payeur parti RD peut approuver ou refuser le paiement à l'aide de leurs propres processus internes. Ils enregistrent ce résultat dans le site SharePoint (qui déclenche une notification par courriel aux personnes concernées).
- Dans un avenir, Il serait bon de couper ce processus Courriel stilly et alimenter au lieu de cela les frais directement dans leur système.
En conclusion, Il y a un style de vie ici que décrire du consultant professionnel point de vue, mais qui s'applique presque à plein temps partiel dans un BA ou rôle d'utilisateur de puissance. Travailler patiemment avec les experts de votre entreprise et extraire les besoins opérationnels de base autant que vous pouvez. Avec une connaissance approfondie des fonctions de SharePoint et de mettre à profit, le plus souvent, vous serez capable de répondre à questions et offrent des moyens d'améliorer du tout le monde travail jour levier SharePoint caractéristiques fondamentales.
***Remarque importante: Je ne veux vraiment pas comparer les gens AP aux tueurs en série. Cependant, Je pourrais probablement nommer certains AP pro de qui avez-vous souhaité sans doute qu'ils pouvaient obtenir une ordonnance restrictive contre moi, harcèlement et demandant maintes et maintes fois. « Où est mon chèque?"" Où est mon chèque?"" Où est mon chèque?”
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