[შენიშვნა: ეს მუხლი ჯვარი გამოქვეყნდა საბოლოო მომხმარებლის SharePoint აქ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

ზოგჯერ, როდესაც თქვენ მუშაობს როგორც კონსულტანტი (როგორც პროფესიის, ან საკონსულტაციო როლი თქვენს კომპანიას), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [ექსპერტი] შესახებ [ზოგიერთი პრობლემა]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, თუმცა, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, მაგრამ ჩვენ ძალაში კონტაქტი ადამიანები, რომლებიც სერიოზულ პროფესიონალები საკუთარ როლს, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.

გასულ კვირას, I წერდა ერთი ჩემი კომპანიის კლიენტებს და მიმდინარე პროექტის we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:

• მუჭა პირთა სხვადასხვა ექიმთა პრაქტიკა, რომელსაც შეუძლია შემოსვლა ხარჯები ხაზი.
  • ზე მეტი 40 ექიმთა პრაქტიკა.
  • რაღაც პრაქტიკის, ექიმი იყენებს სისტემა პირდაპირ.
  • მრავალ პრაქტიკა, ექიმის პერსონალის იყენებს სისტემა პირდაპირ.
• ფინანსური ადმინისტრატორს (რომელიც მუშაობს ჩემი პირდაპირი კლიენტს) ვინც განიხილავს ხარჯები სიზუსტით და მიზანშეწონილობის, დამტკიცების ან უარყოფს მათ ორგანიზაციულ დონეზე.
• A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.

The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, მე ავუხსენი, რომ საჭიროა ანგარიშები გადასახდელი კომპანია:

• კლინიკური კვლევების საიტები (ექიმთა პრაქტიკა) წარმოეშვას სასწავლო დაკავშირებული ხარჯები.
• They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. ამ შემთხვევაში, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, ატვირთული და ერთვის უშუალოდ ფორმა.
• ავტომატიზებული სამუშაო პროცესი ეძებს თანხმობა შესაბამისი ფინანსური ადმინისტრატორს.
• თქვენ, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (ფარგლებში მიზეზი).ამ დროისთვის დისკუსია, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.

როცა ავუხსენი, რომ საჭიროა, მე -3 პარტიის აიღო ღრმა dive შევიდა მათ შიდა mumbo jumbo Lingo შესახებ ხარჯზე დამტკიცების პროცესების, Oracle კოდები, ვიცე პრეზიდენტის ხელმოწერების, 90 დღეს თავის მხრივ arounds, და ა.შ.. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, გარდა იმისა, რომ თქვენ არ დანგრეული სიცოცხლე გამოცდილება (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [ვხედავ მნიშვნელოვანი შენიშვნა ქვემოთ ***] ).

One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, როგორც საბოლოო გადამხდელი, ყველა დეტალების ხარჯზე? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? შემიძლია დავუბრუნდეთ ამ ხარჯზე წლის შემდეგ თუ და როდესაც მე აუდიტი და უნდა დავიცვათ გადახდის?

როგორც SharePoint ადამიანები, we can see how to answer those questions. In my client’s case, ჩვენ უპასუხოს მათ მეტნაკლებად მსგავსი:

• InfoPath ფორმა დაუშვას საიტები ჩაწერა ხარჯები და დასამტკიცებლად.
• საიტები შეუძლია დაბრუნდეს საიტი ნახატის სტატუსის მათ ხარჯზე ანგარიში ნებისმიერ დროს.
• როგორც მნიშვნელოვანი მოვლენა ხდება (e.g. ხარჯზე ამტკიცებს და წარმოდგენილი გადახდის), სისტემა აქტიურად აცნობებს მათ ელექტრონული ფოსტით.
• სისტემა აცნობებს ფინანსური ადმინისტრატორს ერთხელ ანგარიში წარედგინა დასამტკიცებლად.
• ფინანსური ადმინისტრატორს ამტკიცებს ან უარყოფს მოთხოვნას.
• საფუძველზე დამტკიცების, ხარჯზე ხდება შეფუთული დაყოფილია ელ და გაგზავნილი -3 პარტიის გადამხდელის ორგანიზაცია.
• მე -3 პარტიის გადამხდელის აქვს ყველა ინფორმაცია, რაც ესაჭიროებათ განიხილავს ხარჯზე და შეუძლია SharePoint გარემოს გათხრა ვრცლად (პირველ რიგში აუდიტი ისტორიის, გადაამოწმონ "სიმართლე" საქართველოს ხარჯები).
• 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (რაც იწვევს ფორუმის შესახებ შესაბამის ადამიანები).
• მომავალში, კარგი იქნება, მოჭრა ეს stilly ელ პროცესში და ნაცვლად შესანახი ხარჯზე ინფორმაცია პირდაპირ თავიანთ სისტემა.

დასასრულს, იქ ცხოვრების წესის აქ, რომ მე აღწერს იმ პროფესიული კონსულტანტი აზრით, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, უფრო ხშირად ვიდრე არა, თქვენ გექნებათ პასუხის გაცემა შეშფოთება და შესთავაზონ გაუმჯობესების ყველას სამუშაო დღის ოპერაციული ძირითადი SharePoint თვისებები.

***მნიშვნელოვანი შენიშვნა: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. თუმცა, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"

</ბოლო>

გამოწერა ჩემი დღიური.

გამომყვეს Twitter-ზე http://www.twitter.com/pagalvin