[Note: Denne artikkelen kryss-postet til Sluttbrukeren SharePoint her: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Noen ganger, Når du arbeider som konsulent (som et yrke, eller i en rådgivende rolle i firmaet), du finner deg selv bor i en løk historie. Løken har en rekke artikler kalt "spør en [ekspert] om [noe problem]”. Dette følger berømte "Kjære Abby" formatet der en opptatt person ber om personlige råd. Løken er "ekspert", men, er så fokusert på sitt område av ekspertise og problemene at eksperten ignorerer spørsmålet helt og rambles på om hans fagområde. Som konsulenter, Vi må holde det i tankene hele tiden og unngå å falle i denne fellen. Det er klassisk beskrevet som dette-"når du bruker en hammer hele dagen for å løse dine problemer, Alt begynner å ligne en spiker." Vi profesjonelle konsulenter er alltid på vakt mot slikt, men vi kommer i kontakt med personer som er alvorlig fagfolk i sin egen rolle, men ikke konsulenter. De har ikke samme behov eller trening å gjøre noe annet.

forrige uke, Jeg skrev om en av min selskapets kunder og et pågående prosjekt Vi må aktivere høykvalitets samarbeid mellom ulike øyet leger i USA og Canada utfører klinisk forskning på sjeldne sykdommer. I tillegg til å utnytte SharePoint kjernefunksjoner for å aktivere at samarbeid, Vi arbeider også en regning innlevering og godkjenning prosess. Det er komplisert fordi vi har så mange aktører:

• En håndfull av enkeltpersoner på ulike legenes praksis som kan angi utgifter på linje.
  • Det er over 40 leger praksis.
  • På noen praksis, legen bruker systemet direkte.
  • På mange praksis, legens ansatte bruker systemet direkte.
• En økonomisk administrator (som fungerer for meg klienten) som av utgiftene for nøyaktighet og relevans, godkjenne eller nekte dem på organisasjonsnivå.
• En 3dje parts leverandører kontoer-gruppen. Disse menneskene betale alle regningene for ut klienten, ikke bare regningene kommer ut av sjelden sykdom studien.

Gruppen leverandørgjeld har vært en utfordring. Arbeide med dem går minnet meg om løk serien. I min rolle som business consultant, Jeg forklarte behovet kontoer betales selskapet:

• Kliniske studier nettsteder (leger praksis) pådra studie-relaterte utgifter.
• De logge på "webområdet" og registrere utgiftene ved hjelp av et elektronisk skjema. I dette tilfellet, "webområdet" ligger med SharePoint og utgifter er inngått et InfoPath-skjema. Bekostning mottak skannes, lastet opp og koblet direkte til skjemaet.
• En automatisert arbeidsflytprosess søker godkjenning fra den aktuelle økonomiske administratoren.
• Du, Kjære 3rd parti AP selskapet-Les og godta eller avvise denne utgiften. Jeg vil sende det til deg noen måte du vil (innen grunn).På dette punktet i diskusjonen, Jeg egentlig ikke bryr seg hvordan det må være. Jeg ønsker å jobbe med AP gruppen å forstå hva de trenger og ønsker.

Når jeg forklarte behovet, tredjeparts tok et dypdykk inn sine interne hokus pokus lingo om bekostning godkjenningsprosesser, Oracle-koder, Vice presidential signaturer, 90 dag omstilling, osv.. Og panikk. Jeg bør ikke glemme panikk. Ett av kravene bed rock rådgivning yrket er å lære å kommunisere med personer som det som er selv ikke trent eller nødvendigvis føler behov for å gjøre det samme. Blant annet, Det er en av de beste delene av å være en konsulent. Du får inn i en verden befolket med forretningsfolk med helt andre perspektiver. Jeg antar det er litt som å komme inn i sinnet til en seriemorder, bortsett fra at du ikke er ødelagt for livet etter erfaring (men det å gå inn i tankene til en AP-sjef er ikke en tur i parken 🙂 [se viktig nedenfor ***] ).

En av de store tingene om vår tekniske verden som SharePoint folk er at vi har ferdige svar på mange av de veldig gyldig bekymringene at folk som min AP kontakt har. Er det trygt? Hvordan vet jeg at utgiftene var riktig Utvalgte? Kan jeg, som siste betaler, Se alle detaljene i bekostning? Hvordan gjør jeg det? Hva hvis jeg ser på disse detaljene og godkjenne ikke dem? Jeg kan avvise dem? Hva skjer hvis organisasjonsendringer i og den opprinnelige godkjenneren er ikke lenger rundt? Vi kan enkelt endre prosessen for å gjenspeile endringer i systemet? Jeg kan se dette bekostning-et år senere hvis og når jeg bli revidert og trenger å forsvare betalingen?

Som SharePoint, Vi kan se hvordan å besvare disse spørsmålene. I min klient sak, vi svare dem mer eller mindre som dette:

• InfoPath-skjema til Tillat registrere sine utgifter og sende dem til godkjenning.
• Nettsteder kan returnere til nettstedet for å vise statusen for deres utgiftsrapport når som helst.
• Viktige hendelser oppstår (f.eks. bekostning er godkjent og betale), systemet varsler proaktivt dem via e-post.
• Systemet varsler finansielle administratoren når en rapport er sendt til godkjenning.
• Finansielle administratoren godkjenner eller avviser forespørselen.
• Etter godkjenning, bekostning er pakket inn i en e-post og sendt til tredje part betaleren organisasjonen.
• Den tredje part betaleren har all informasjon de trenger for å vurdere bekostning og har tilgang til SharePoint-miljøet å grave i detaljene (primært overvåkingslogg kontrollere "sannhet" av utgifter).
• 3RD part betaleren kan godkjenne eller avvise betalingen med egne interne prosessen. De registrerer at utfallet i SharePoint-området (som utløser en e-postmelding til riktige personer).
• I fremtiden, det ville være fint å kutte ut dette stilly e-prosessen og i stedet feed utgiftsinformasjon direkte inn i deres system.

Konklusjon, Det er en livsstil her som jeg beskrive fra profesjonelle konsulentens synspunkt, men som gjelder nesten like full tid ansatte i en BA og/eller makt brukerrolle. Arbeide tålmodig med eksperter i din bedrift og ekstra kjernen forretningskravene som mulig. Med en dyp forståelse av SharePoint-funksjoner og funksjoner for å trekke på, oftere enn ikke, du vil kunne svare på bekymringer og tilbyr måter å forbedre alle arbeid dag utnytte SharePoint kjernefunksjoner.

***Viktig merknad: Jeg virkelig bety ikke å sammenligne AP folk til seriemordere. Men, Jeg kunne trolig navnet noen AP pro's som har sikkert ønsket at de kunne få et påbud mot meg stalking dem og be om og om igjen. "Hvor er min sjekk?"" Hvor er min sjekk?"" Hvor er min sjekk?”

</slutten>

Abonner på bloggen min.

Følg meg på Twitter på http://www.twitter.com/pagalvin