[Примечание: Эта статья, кросс размещен на Конечного пользователя SharePoint Здесь: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Иногда, Когда вы работаете в качестве консультанта (как профессия, или в консультативную роль в вашей компании), Вы окажетесь живущих в История лука. Лук имеет серию статей под названием «Ask [Эксперт] о [некоторые проблемы]”. Это формату знаменитый «Дорогой Эбби» где заинтересованные лица просят личную консультацию. Лук «эксперт», Однако, настолько сосредоточены на своей области знаний и текущие проблемы, что эксперт полностью игнорирует вопрос и прогулки о его области знаний. Как консультанты, Мы должны иметь в виду все время и избежать падения в эту ловушку. Это классически описано как это – «при использовании молотка весь день для решения ваших проблем, всё остальное начинает выглядеть, как гвоздь». Мы профессиональные консультанты всегда на страже против такого рода вещи, но мы соприкасаться с людей, которые являются серьезными профессионалами в их собственной роли, но не являются консультантами. Они не имеют же потребность или обучение в противном.

На прошлой неделе, Я писал об одном из моей компании клиентов и проект Мы должны позволить высокое качество сотрудничества между различными Глазные врачи в США и Канаде проведения клинических исследований на редких заболеваний. В дополнение к использованию основных функций SharePoint для включения этого сотрудничества, Мы также работаем процесса представления и утверждения расходов. Это сложная, потому что у нас есть так много актеров:

• Горстка людей на разных врачей практики, которые можно ввести затраты на линии.
  • Есть более 40 врачебной практики.
  • На некоторые виды практики, врач использует систему непосредственно.
  • На многих практики, Доктор персонал использует систему непосредственно.
• Финансовый администратор (кто работает для моего прямого клиента) кто проверяет расходы на точность и актуальность, утверждая или отрицая их на организационном уровне.
• 3 участника группы счетов кредиторской задолженности. Эти люди платят все счета для клиента, не только счета, выйдя из редкого заболевания исследование.

Счета к оплате группы был вызов. Работая с ними вчера напомнил мне о серии лук. В моей роли как бизнес-консультант, Я объяснил необходимость в оплате счетов компании:

• Клинические исследования сайтов (врачебной практики) нести расходы, связанные с исследования.
• Они войти на «веб-сайт» и введите свои расходы с помощью онлайн-формы. В этом случае, «веб-сайт» размещается с SharePoint и расходы вводятся в формы InfoPath. Проверяются расходных, загружен и крепятся непосредственно к форме.
• Автоматизированный процесс ищет одобрения от соответствующего финансового администратора.
• Вы, дорогая третий участник компании AP – ознакомьтесь и утвердить или отклонить этот счет. Я пошлю его к вам любым способом, который вы хотите (в пределах разумного).В этот момент в ходе обсуждения, Я действительно не заботятся, как она должна быть в комплекте. Я хочу работать с группой AP, чтобы понять, что они нуждаются и хотят.

Когда я объяснил необходимость, 3-я группа приняла глубокое погружение в их внутренней mumbo jumbo жаргон о процессах утверждения расходов, Oracle коды, вице президента подписи, 90 день очередь многоборье, и т.д.. И паника. Я забывать о паника. Одним из требований рок кровати консалтинговых профессии является научиться общаться с людьми, как то, кто сами не обучены или обязательно чувствовать необходимость сделать то же самое. Среди прочего, Это одна из лучших частей быть консультантом. Вы можете войти в мир, заполненный деловых людей с совершенно разных точек зрения. Я думаю, что это немного как ввод разума серийный убийца, за исключением, что вы не разрушена для жизни после опыта (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [см. Примечание ниже ***] ).

Одна из больших вещей о нашей технической мире людей SharePoint является, что у нас есть готовые ответы на многие из весьма обоснованные опасения что люди такие, как мой контакт AP. Он безопасен? Как я узнаю, что счет был надлежащим образом проверен? Я могу, как окончательный плательщик, увидеть все детали за счет? Как это делать? Что делать, если я смотрю на эти детали и не одобрить их? Можно отклонить их? Что произойдет, если изменения организации и оригинальный утверждающий больше не вокруг? Мы можем легко изменить процесс, чтобы отразить изменения в системе? Можно я пересмотреть этот счет спустя год если и когда я получить проверенные и должны защищать платеж?

Как люди SharePoint, Мы видим, как ответить на эти вопросы. В случае моего клиента, Мы ответим на них более или менее как это:

• Формы InfoPath, чтобы позволить сайтам записывать свои расходы и представить их на утверждение.
• Сайты можно вернуться на сайт для просмотра состояния их авансовый отчет в любое время.
• Как происходят значимые события (Например. счет одобрен и представлен для оплаты), система проактивно уведомляет их по электронной почте.
• Система уведомляет Финансовый администратор после того, как доклад был представлен на утверждение.
• Финансовый администратор утверждает или отклоняет запрос.
• После утверждения, закутанная в электронной почте и отправлен в 3-й партийной организации плательщика расходы.
• 3-й партии плательщик имеет всю информацию им необходимо пересмотреть расходы и может получить доступ к среде SharePoint, чтобы копаться в деталях (Прежде всего история аудита для проверки «правды» расходов).
• 3RD партия плательщика может утвердить или отклонить платеж с использованием их собственного внутреннего процесса. Они записывают этот результат обратно на узле SharePoint (который вызывает уведомление по электронной почте соответствующим людям).
• В будущем, было бы неплохо, чтобы вырезать этот процесс тихо электронной почты и вместо этого корма за счет информации непосредственно в их системе.

В заключение, есть стиль жизни здесь, что я описать с точки зрения профессионального консультанта, но которая распространяется почти полное время работников в Ба и/или мощность роли пользователя. Терпеливо работать с экспертами в вашей компании и извлечь основные бизнес-требования как можно лучше. С глубоким пониманием функций SharePoint и функций опираться на, более часто чем не, Вы будете иметь возможность ответить на озабоченности и предложить пути улучшения каждого рабочий день мобилизации основных функций SharePoint.

***Важное примечание: Я действительно не хочу сравнивать людей AP для серийных убийц. Однако, Я вероятно мог бы назвать некоторые AP pro, которые пожелали вероятно, они могли бы получить запретительный судебный приказ против меня, их преследование и спрашивать снова и снова. «Где же мой чек?««А где же мой чек?««А где же мой чек?”

</конец>

Подписаться на мой блог.

Следуй за мной по щебетать на http://www.twitter.com/pagalvin