[గుర్తు: ఈ వ్యాసం క్రాస్ పోస్ట్ ఎండ్ యూజర్ SharePoint ఇక్కడ: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

కొన్నిసార్లు, మీరు ఒక సలహాదారుగా పని చేసినప్పుడు (ఒక వృత్తిగా, లేదా మీ కంపెనీ ఒక సంప్రదింపుల పాత్రలో), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [నిపుణుడు] గురించి [కొన్ని సమస్య]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, అయితే, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, కానీ మేము వారి పాత్రను తీవ్రమైన నిపుణులు వ్యక్తులు తాకదు, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.

గత వారం, నా కంపెనీ ఖాతాదారులకు గురించి రాశాడు మరియు ఇప్పుడు కొనసాగుతున్న ప్రాజెక్ట్ we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:

• లైన్ న ఖర్చులు ఎంటర్ ఎవరు వివిధ వైద్యులు ఆచరణల వద్ద వ్యక్తులు ఒక చూపడంతో.
  • ఉన్నాయి 40 వైద్యులు ఆచరణల.
  • కొన్ని పద్ధతులు వద్ద, డాక్టర్ నేరుగా సిస్టమ్ ఉపయోగిస్తుంది.
  • అనేక పద్ధతులు వద్ద, డాక్టర్ యొక్క సిబ్బంది నేరుగా సిస్టమ్ ఉపయోగిస్తుంది.
• ఒక ఆర్థిక నిర్వాహకుడు (నా ప్రత్యక్ష క్లయింట్ కోసం ఎవరు పని) ఎవరు ఖచ్చితత్వం మరియు ఔచిత్యాన్ని కోసం ఖర్చులు సమీక్షించి, సంస్థ స్థాయిలో వాటిని ఆమోదించే లేదా కొట్టిపారేసిన.
• A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.

The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, నేను ఖాతాల చెల్లించవలసిన సంస్థ అవసరం వివరించారు:

• క్లినికల్ అధ్యయనాలు సైట్లు (వైద్యులు ఆచరణల) బాధ అధ్యయన సంబంధిత ఖర్చులను.
• They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. ఈ సందర్భంలో, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, అప్లోడ్ మరియు రూపం నేరుగా అతికించబడి.
• స్వయంచాలక వర్క్ఫ్లో ప్రక్రియ తగిన ఆర్థిక నిర్వాహకుడు నుండి ఆమోదం కోరుతుంది.
• మీరు, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (కారణం లోపల).చర్చలో ఈ సమయంలో, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.

నేను అవసరం వివరించారు ఉన్నప్పుడు, 3 వ పార్టీ ఖర్చు అనుమతి విధానాల గురించి వారి అంతర్గత mumbo జంబో లింగో ఒక లోతైన డైవ్ పట్టింది, ఒరాకిల్ సంకేతాలు, ఉపాధ్యక్ష సంతకాలు, 90 రోజు మలుపు-arounds, మొదలైనవి. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, తప్ప మీరు అనుభవం తర్వాత జీవితం కోసం వ్యర్థమైంది లేదు (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [*** క్రింద ముఖ్యమైన గమనిక చూడండి] ).

One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, చివరి చెల్లింపుదారుడుగా, వ్యయం అన్ని వివరాలను చూడండి? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? నేను ఒక సంవత్సరం తరువాత ఈ వ్యయం సందర్శించండి చేయవచ్చు నేను ఆడిట్ మరియు చెల్లింపు రక్షించడానికి అవసరం వచ్చినట్లయితే దానిని ఎప్పుడు?

SharePoint ప్రజలు, we can see how to answer those questions. In my client’s case, మేము ఎక్కువ లేదా తక్కువ దీన్ని ఇష్టపడుతున్నారు వాటిని సమాధానం:

• InfoPath రూపం సైట్లు వారి ఖర్చులు రికార్డ్ మరియు ఆమోదం కోసం వాటిని తీసుకోవాలని.
• సైట్లు ఏ సమయంలో వారి ఖర్చు నివేదిక స్థితిని సైట్ తిరిగి.
• ముఖ్యమైన సంఘటనలు వంటి (ఉదాహరణకు. ఖర్చు ఆమోదం మరియు చెల్లింపు కోసం సమర్పించిన), వ్యవస్థ ముందుగా ఇమెయిల్ ద్వారా వాటిని చెబుతుంది.
• ఒక నివేదిక ఆమోదం కోసం సమర్పించబడింది ఒకసారి వ్యవస్థ ఆర్థిక నిర్వాహకుడు చెబుతుంది.
• ఆర్థిక నిర్వాహకుడు అభ్యర్థనను అంగీకరిస్తే లేదా తిరస్కరించారు.
• ఆమోదంపై, ఖర్చు ఒక ఇమెయిల్ లోకి అప్ కూడినది మరియు 3 వ పార్టీ ప్లేయర్ సంస్థ పంపబడుతుంది.
• 3 వ పార్టీ ప్లేయర్ ఖర్చు సమీక్షించాలని వారు అవసరం అన్ని సమాచారం ఉంది మరియు వివరాలు లోకి యు డిగ్ కు SharePoint వాతావరణంలో యాక్సెస్ చేయవచ్చు (ప్రధానంగా వ్యయాల "నిజం" ధ్రువీకరించడం చరిత్ర ఆడిట్).
• 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (ఇది తగిన ప్రజలకు ఒక ఇమెయిల్ ప్రకటనను ట్రిగ్గర్స్).
• భవిష్యత్తులో, ఈ stilly ఇమెయిల్ ను తగ్గించాలని nice మరియు బదులుగా వారి వ్యవస్థ నేరుగా ఖర్చు సమాచారం ఆహారం లభిస్తుంది.

ముగింపు లో, ఒక జీవన శైలిని నేను వీక్షణ ప్రొఫెషనల్ కన్సల్టెంట్స్ పాయింట్ నుండి వివరించే ఇక్కడ ఉంది, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, కాదు, మీరు ఆందోళనలు సమాధానం మరియు ప్రతి ఒక్కరూ యొక్క పని రోజు పరపతి ప్రధాన SharePoint లక్షణాలు మెరుగుపరచడానికి మార్గాలను అందిస్తాయి చెయ్యగలరు.

***ముఖ్య గమనిక: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. అయితే, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"

</చివర>

నా బ్లాగ్ సబ్స్క్రయిబ్.

వద్ద ట్విట్టర్ లో నన్ను అనుసరించండి http://www.twitter.com/pagalvin