[หมายเหตุ: บทความนี้ลงข้ามไป ผู้ใช้ SharePoint ที่นี่: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

บางที, เมื่อคุณกำลังทำงานเป็นที่ปรึกษา (เป็นอาชีพที่, หรือ ในบทบาท consultative ภายในบริษัทของคุณ), หาตัวเองในเรื่องความหอม. หัวหอมมีชุดของบทความที่เรียกว่า "ถามการ [ผู้เชี่ยวชาญ] เกี่ยวกับการ [ปัญหาบางอย่าง]”. นี้ตามรูปแบบ "แอบรัก" มีชื่อเสียงที่ผู้เกี่ยวข้องจะขอคำแนะนำส่วนตัว. หัวหอมของ "ผู้เชี่ยวชาญ", อย่างไรก็ตาม, เพื่อเน้นความเชี่ยวชาญและปัญหาปัจจุบันที่เชี่ยวชาญการละเว้นคำถามทั้งหมด และ rambles เกี่ยวกับพื้นที่ของความเชี่ยวชาญในพื้นที่เขา/เธอ. เป็นที่ปรึกษา, เราจำเป็นต้องเก็บที่ในใจตลอดเวลา และหลีกเลี่ยงการล้มลงในกับดักที่. มีรายละเอียดอธิบายดังนี้ – "เมื่อคุณใช้ค้อนตลอดทั้งการแก้ปัญหาของคุณ, ทุกอย่างเริ่มเหมือนตะปู" เราปรึกษามืออาชีพอยู่เสมอในยามกับสิ่งชนิดนั้น, แต่เรามาไปยังฝั่งผู้มืออาชีพอย่างจริงจังในบทบาทของตนเอง, แต่ไม่มีที่ปรึกษา. ไม่ได้ต้องเหมือนกันหรือฝึกทำอย่างอื่น.

สัปดาห์ที่แล้ว, ผมเขียนเกี่ยวกับหนึ่งของลูกค้าของบริษัทและมีโครงการต่อเนื่อง เราต้องเปิดใช้งานคุณภาพทำงานร่วมกันระหว่างแพทย์ตาต่าง ๆ ในสหรัฐอเมริกาและแคนาดาการวิจัยทางคลินิกในโรคที่หายาก. นอกจากการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะหลัก SharePoint ให้ทำงานร่วมกันที่, นอกจากนี้เรายังกำลังทำงานค่าใช้จ่ายส่งและอนุมัติกระบวนการ. นั้นมีซับซ้อน เพราะเรามีนักแสดงจำนวนมาก:

• กำมือของบุคคลที่ปฏิบัติแตกต่างกันแพทย์ที่สามารถป้อนค่าใช้จ่ายบนบรรทัด.
  • มีมากกว่า 40 แนวทางปฏิบัติของแพทย์.
  • ในทางปฏิบัติบาง, หมอใช้ระบบโดยตรง.
  • ในทางปฏิบัติมาก, พนักงานแพทย์ใช้ระบบโดยตรง.
• ผู้ดูแลการเงิน (ที่ทำงานสำหรับลูกค้าโดยตรงของฉัน) ค่าใช้จ่ายความแม่นยำและราทานที่, การอนุมัติหรือการปฏิเสธการระดับองค์กร.
• บัญชีเจ้าหนี้กลุ่มบุคคลที่ 3. คนเหล่านี้จ่ายบิลสำหรับออกไคลเอนต์ทั้งหมด, ไม่เพียงแต่สูตรที่มาจากการศึกษาโรคหายาก.

บัญชีเจ้าหนี้มีการท้าทาย. ทำงานกับพวกเขาเมื่อวานนี้เตือนฉันของชุดหัวหอม. ในบทบาทของฉันเป็นที่ปรึกษาธุรกิจ, ฉันอธิบายต้องไปยังบัญชีเจ้าหนี้บริษัท:

• เว็บไซต์การศึกษาทางคลินิก (แนวทางปฏิบัติของแพทย์) ใช้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการศึกษา.
• พวกเขาเข้าสู่ "เว็บไซต์" และป้อนค่าใช้จ่ายของพวกเขาโดยใช้แบบฟอร์มออนไลน์. ในกรณีนี้, "เว็บไซต์" เป็นโฮสต์ ด้วย SharePoint และค่าใช้จ่ายที่ป้อนลงในฟอร์ม InfoPath. จะสแกนใบเสร็จรับเงินค่าใช้จ่าย, อัปโหลด และแนบกับแบบฟอร์มโดยตรง.
• กระบวนการเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติขออนุมัติจากผู้ดูแลทางการเงินที่เหมาะสม.
• คุณ, 3 รักบุคคลบริษัท AP – กรุณาตรวจทาน และอนุมัติ หรือปฏิเสธค่าใช้จ่ายนี้. จะส่งเรื่องให้คุณวิธีที่คุณต้อง (ภายในเหตุผล).จุดนี้ในการอภิปราย, ฉันจริง ๆ ไม่สนใจว่าต้องมีการรวมกลุ่ม. อยากทำงานกับกลุ่ม AP จะเข้าใจสิ่งที่พวกเขาต้องการ และต้อง.

เมื่อผมอธิบายความต้องการ, ฝ่าย 3 ใช้เวลาดำน้ำลึกเป็นของ lingo จัมโบ้ mumbo ภายในเกี่ยวกับกระบวนการอนุมัติค่าใช้จ่าย, รหัส oracle, รองประธานาธิบดีเซ็น, 90 วันเปิด-arounds, ฯลฯ. และหวาดกลัว. ฉันไม่ควรลืมเกี่ยวกับการตื่นตระหนก. หนึ่งความร็อคเตียงของวิชาชีพให้คำปรึกษาคือการเรียนรู้วิธี การสื่อสารกับคนเช่นนั้นที่เป็นตัวเองผ่านการฝึกอบรมไม่จำเป็นต้องรู้สึกว่าต้องทำอย่างเดียว. ในหมู่สิ่งอื่น ๆ, มันเป็นส่วนดีที่สุดของการเป็นปรึกษา. คุณได้รับการป้อนโลกรวบรวมนักธุรกิจด้วยมุมมองที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง. ฉันจินตนาการหน่อยเช่นใส่จิตใจของฆาตกรเป็น, ยกเว้นว่า คุณไม่เจ๊งชีวิตหลังประสบการณ์ (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [ดูหมายเหตุด้านล่าง ***] ).

หนึ่งในสิ่งที่ดีเกี่ยวกับโลกของเราทางเทคนิคเป็นคน SharePoint คือเรามีคำตอบสำเร็จรูปมากมายกังวลมากถูกต้องคนนั้นเช่นติดต่อ AP ของฉันได้. เป็นทางการหรือไม่? ฉันรู้ว่า ค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้อง vetted? สามารถฉัน, เป็นผู้ชำระเงินสุดท้าย, ดูรายละเอียดทั้งหมดของค่าใช้จ่าย? วิธีทำทำเช่นนั้น? ถ้าฉันดูที่รายละเอียดเหล่านั้น และไม่เห็นชอบให้? ปฏิเสธพวกเขาสามารถ? เกิดอะไรขึ้นถ้าการเปลี่ยนแปลงองค์กรและผู้อนุมัติเดิมไม่ทั่ว? เราเปลี่ยนกระบวนการการเปลี่ยนแปลงในระบบหรือไม่? สามารถฉันมาทบทวนนี้ค่าใช้จ่ายปีในภายหลังถ้าและเมื่อฉันได้รับการตรวจสอบ และต้องการปกป้องการชำระเงิน?

เป็นคนของ SharePoint, เราสามารถหาวิธีการตอบคำถามเหล่านั้น. ในกรณีของลูกค้าของฉัน, เราตอบให้น้อยเช่นนี้:

• ฟอร์ม InfoPath ให้อเมริกาเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายของพวกเขา และส่งสำหรับการอนุมัติ.
• อเมริกาสามารถกลับไปยังไซต์เพื่อดูสถานะของรายงานค่าใช้จ่ายของพวกเขาตลอดเวลา.
• เป็นเหตุการณ์ที่สำคัญเกิดขึ้น (เช่น. อนุมัติ และส่งการชำระเงินค่าใช้จ่าย), ระบบวันนี้จะแจ้งให้ทางอีเมล์.
• ระบบจะแจ้งให้ผู้ดูแลทางการเงินเมื่อมีการส่งรายงานเพื่อขออนุมัติ.
• ผู้ดูแลเงินอนุมัติ หรือปฏิเสธคำขอ.
• ทันทีที่อนุมัติ, ค่าใช้จ่ายรวมค่าเข้าไปในอีเมล์ และส่งไปยังองค์กร 3 บริษัทผู้ชำระเงิน.
• ผู้ชำระเงินฝ่าย 3 มีข้อมูลที่จำเป็นต้องตรวจสอบค่าใช้จ่าย และสามารถเข้าถึงสภาพแวดล้อมของ SharePoint เพื่อขุดเข้าไปในรายละเอียด (หลักการตรวจสอบประวัติเพื่อตรวจสอบ "ความจริง" ของค่าใช้จ่าย).
• 3ถนนของผู้ชำระเงินสามารถอนุมัติ หรือปฏิเสธการชำระเงินโดยใช้กระบวนการภายในของตนเอง. พวกเขาบันทึกผลลัพธ์นั้นในไซต์ SharePoint (ซึ่งทริกเกอร์การแจ้งเตือนอีเมล์คนที่เหมาะสม).
• ในอนาคต, มันจะดีจะตัดออกจากกระบวนการนี้อีเมล์ stilly และป้อนข้อมูลค่าใช้จ่ายลงในระบบของพวกเขาโดยตรงแทน.

ในบทสรุป, มีชีวิตแบบที่นี่ที่ฉันอธิบายจากมุมมองของที่ปรึกษามืออาชีพ, แต่ที่ใช้เกือบเท่า ๆ กับเต็มเวลาพนักงาน BA และ/หรืออำนาจหน้าที่ของผู้ใช้. ทำงานอดทนกับผู้เชี่ยวชาญในบริษัทของคุณ และแยกความต้องการหลักทางธุรกิจดีสุดคุณสามารถ. มีความเข้าใจลึกของ SharePoint คุณสมบัติและฟังก์ชันการวาดตาม, มากมักจะไม่, คุณจะสามารถตอบข้อสงสัย และนำเสนอวิธีการปรับปรุงของทุกคนทำงานวันใช้ SharePoint คุณลักษณะหลัก.

***หมายเหตุสำคัญ: ฉันจริง ๆ ไม่ได้หมายถึง เปรียบเทียบคน AP ยาประจำ. อย่างไรก็ตาม, ฉันอาจคงชื่อบางส่วนของ AP pro ที่มีคงปรารถนาพวกเขาสามารถได้รับใบสั่งและยับยั้งให้ stalking พวกเขาและขอให้เล่า. "ที่เป็นเครื่องของฉัน?""ซึ่งเป็นเครื่องของฉัน?""ซึ่งเป็นเครื่องของฉัน?”

</สิ้นสุด>

สมัครสมาชิกไปยังบล็อกของฉัน.

ทำตามฉันใน Twitter ที่ http://www.twitter.com/pagalvin