I wrote up a detailed article a few weeks ago describing how to create a SharePoint Designer workflow that sends a task reminder email on a daily basis. It’s been ארויס בייַ די נייַ שאַרעפּאָינט מאַגאַזין פּלאַץ. More generally, דער אַרטיקל ווייזט ווי צו שאַפֿן אַ לופּינג סטרוקטור אין ספּד.

דער זשורנאַל האט אַ ברייט פאַרשיידנקייַט פון ארטיקלען כולל, צווישן אנדערע זאכן, זייער טעכניש שטאָפּן, interviews and industry news. I recommend you add it to your RSS feed.

אויב איר האָבן אַ פּראָדוקט אָדער דינסט צו פאַרקויפן, I’d also consider advertising on the site. It’s off to a strong start with several thousand pairs of eyes looking at it already. That’s sure to grow.

לאַסטלי, אויב איר ווע שוין יטשינג צו שרייַבן עפּעס און באַקומען עס אויס אין פראָנט פון אַ גרעסערע וילעם, this is a great time and place to scratch it.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

מארק מיללער איבער אין סוף באַניצער שאַרעפּאָינט has posted my latest article about using SharePoint Designer to create great workflow solutions up on his site. טשעק עס אויס.

אין דעם אַרטיקל, איך רעדן וועגן דעם פּלאַן פּראָצעס און, אין גרעסער דעטאַל, ווי צו שטעלן אַרויף אַ פאַרלאָזלעך און ריפּיטאַבאַל פּרובירן פּראָצעס ניצן שאַרעפּאָינט פֿעיִקייטן (מנהג רשימות, פּלאַץ טעמפּלאַטעס). The article targets End Users, אָבער דער צוגאַנג איז גוט פֿאַר דעוועלאָפּערס אויך.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

לעצטע וואָך, איך איז געווען ארבעטן אויס ווי צו שלייף און ינסטרומענט אַ שטאַט מאַשין ניצן שאַרעפּאָינט דיזיינער און דערמאנט, ווי אַ באַזונדער, אַז איך וואָלט מיסטאָמע שרייַבן אַ בלאָג פּאָסטן וועגן בעסער וואָרקפלאָוו לאָגינג.

געזונט, Sanjeev Rajput beat me to it. האָבן אַ קוקן.

שפּאָרן קלאָץ דאַטן אין אַ מנהג רשימה מיינט העכער צו ניצן די רעגולער וואָרקפלאָוו געשיכטע:

• עס ס נאָר אַ מנהג רשימה, אַזוי איר קענען אַרויספירן אים צו עקססעל זייער לייכט.
• איר קענען מאַכן קוקן, דינאַמיקאַללי פילטער די דאַטן, אאז"ו ו.
• עס ס נישט אונטער צו דער אַוטאָ-רייניקונג איר באַקומען מיט רעגולער וואָרקפלאָוו געשיכטע.

עס זענען עטלעכע ריסקס / דאַונסיידז:

• פילע פליסנדיק וואָרקפלאָווס מיט אַ פּלאַץ פון לאָגינג קען פאַרשאַפן אויך פיל דאַטן צו זייַן געשריבן צו די רשימה.
• Maybe you *do* want automatic purging. You don’t get that feature with this approach (אָן קאָודינג).
• Security is tricky. In order to write to the list, the user must have permission to do so. That means that it’s probably not suitable for any kind of "official" audit since the user could discover the list and edit it. This could be overcome with some custom programming.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

This past week I finished off a proof of concept project for a client in Manhattan. While implementing the solution, איך געלאפן אין אן אנדער כיסאָרן פון מאָך קפּיס (זען דאָ פֿאַר אַ פֿריִערדיקע קפּי אַרויסגעבן און מיין וואָרקאַראָונד).

הינטערגרונט: We used SharePoint Designer workflow to model a fairly complex multi-month long business process. As it chugged along, it would update some state information in a list. KPIs use this data to do their mojo.

We decided to create a new site each time a new one of these business processes kicks off. Aside from the workflow itself, די זייטלעך באַלעבאָס עטלעכע דאָקומענט לייברעריז, use audience targeting and so forth. Just a bunch of stuff to help with collaboration among the internal employees, טראַוואַלינג עמפּלוייז און דער קליענט 'ס פּאַרטיסאַפּייטינג געשעפט פּאַרטנערס.

מיר אויך געוואלט צו ווייַזן עטלעכע קפּיס אַז מאָניטאָר די קוילעלדיק געזונט פון וואָס ספּעציפיש געשעפט פּראָצעס ווי פּראָמאָטעד דורך די וואָרקפלאָוו שטאַט דאַטן און וויוד ניצן די קפּיס.

לעסאָף, מיר געוויינט קפּי רשימה זאכן אַז טאָן אַ ציילן אויף אַ קוק אויף אַ רשימה אין די פּלאַץ (ווי קעגן צו פּולינג פון אן אנדער דאַטן מקור, ווי עקססעל אָדער סקל).

די פּראָבלעם: ווי איר קענען ימאַדזשאַן, אַסומינג מיר זענען געווען צו פירן די גרונט געדאַנק פאָרויס אין אַ פּראָדוקציע וועלט, we would want a site template. Provision a new site based off a "business process" מוסטער.

The problem is that you can’t seem to get a functioning KPI that way. When I create a new site based on a template with a KPI List and KPI web part, the new site’s KPI data are broken. The new site’s KPI list points at whatever source you defined when you first saved it as a template.

דורך וועג פון בייַשפּיל:

• Create a new site and build it to perfection. This site includes the KPI data.
• היט אַז ווי אַ מוסטער.
• שאַפֿן אַ נייַ פּלאַץ און באַזע אויב אַוועק דער מוסטער.
• דאס נייַ פּלאַץ ס קפּי רשימה זאכן’ קוואלן פונט צו די פּלאַץ מוסטער, נישט די קראַנט פּלאַץ.

די ינסטאַנשייישאַן פּראָצעס טוט ניט ריכטיק די URL.

I tried to solve this by specifying a relative URL when defining the KPI list item. אָבער, איך קען נישט באַקומען קיין ווערייישאַן פון וואָס צו אַרבעטן.

I always want to pair up these "problem" בלאָג הודעות מיט עטלעכע מין פון לייזונג, but in this case I don’t have a good one. The best I can figure is that you need to go in to the newly provisioned site and fix everything manually. The UI makes this even harder because changing the URL of the source list causes a refresh, אַזוי איר טאַקע האָבן צו רידיפיין די גאנצע זאַך פון קראַצן.

אויב ווער עס יז ווייסט אַ בעסער וועג צו שעפּן דעם, ביטע פּאָסטן אַ באַמערקונג.

</עק>

I’ve recently learned that it’s possible and even fairly easy to create a state machine workflow using SharePoint Designer. Necessity is the mother of invention and all that good stuff and I had a need this week that looked for an invention. Coincidentally, איך געקומען אַריבער דעם מסדן פאָרום פּאָסטן ווי געזונט. My personal experience this week and that "independent confirmation" lends strength to my conviction. I plan to write about this at greater length with a full blown example, אָבער דאָ ס דער גיסט פון עס:

• דער צוגאַנג לעוועראַגעס די פאַקט אַז אַ וואָרקפלאָוו קענען טוישן אַ רשימה נומער, thereby triggering a new workflow. I’ve normally considered this to be a nuisance and even בלאָגגעד וועגן ניצן סעמאַפאָרעס צו שעפּן עס.
• שאַרעפּאָינט אַלאַוז קייפל פרייַ וואָרקפלאָווס צו זייַן אַקטיוו קעגן אַ ספּעציפיש רשימה נומער.

צו קאַנפיגיער עס:

• פּלאַן דיין שטאַט מאַשין (י.ע., די שטאַטן און ווי שטאַטן יבערגאַנג פון איין צו דער ווייַטער).
• ינסטרומענט יעדער שטאַט ווי באַזונדער וואָרקפלאָוו.
• קאַנפיגיער יעדער פון די שטאַט וואָרקפלאָווס צו ויספירן אין ענטפער צו קיין ענדערונג אין דער רשימה נומער.

יעדער שטאַט וואָרקפלאָוו גייט דעם פּראָסט מוסטער:

• אויף יניטיאַליזאַטיאָן, determine whether it should really run by inspecting state information in the "current item". Abort if not.
• צי די אַרבעט.
• Update the "current item" with new state information. This triggers an update to the current item and fires off all the state workflows.

באַזונדער פון דער קלאָר ווי דער טאָג נוץ אַז מען קענען מאַכן אַ דעקלאַראַטיווע שטאַט מאַשין וואָרקפלאָוו, אַלע וואָס שטאַט אינפֿאָרמאַציע איז גוואַלדיק פֿאַר בנין קפּיס און טשיקאַווע קוקן.

עס טוט האָבן אַ פערלי היפּש שטערונג — standard workflow history tracking is even more useless than normal 🙂 That’s easily remedied, אָבער. Store all of your audit type information in a custom list. That’s probably a good idea even for vanilla sequential workflow, but that’s for another blog post 🙂

I call this a "mea culpa" ווייַל איך האָבן, צומ באַדויערן, said more than once on forums and elsewhere that one must use visual studio to create a state machine workflow. That simply isn’t true.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

It’s possible to cause an endless loop in a SharePoint Designer workflow. A common implementation pattern like this causes the problem:

• שאַפֿן אַ וואָרקפלאָוו און מיטאַרבעטער מיט אַ רשימה.
• אָנווייַזן אַז עס זאָל אָנהייבן אויף מאַכן פון נייַ זאכן און דערהייַנטיקן פון שאַפֿן זאכן.
• A step in the workflow updates a field in "Current Item".
• זינט דעם איצטיקן נומער געביטן, די וואָרקפלאָוו סטאַרץ ווידעראַמאָל.

צו פאַרמייַדן דעם סאָף שלייף, ינסטרומענט אַ פּשוט סעמאַפאָרע:

• לייג אַ פּלאַץ זייַל (אָדער זייַל צו דער רשימה / ביבליאָטעק אויב איר ניטאָ ניט ניצן צופרידן טייפּס).
• באַהאַלטן עס פון די רעדאַגירן בלאַט (גרינג צו טאָן אויב אַ פּלאַץ זייַל דורך זייַן פּראָפּערטיעס, ניט ווי גרינג אויב אַ רשימה זייַל).
• אין די וואָרקפלאָוו, טשעק צו זען אויב די ווערט פון די סעמאַפאָרע זייַל איז פּוסט.
• אויב עס איז פּוסט, שטעלן אים צו אַ ניט-פּוסט ווערט און גיינ ווייַטער.
• אויב איז איז ניט ליידיק, אַרויסגאַנג מיד.

דאס קענען ווערן אַ פערלי נואַנסט לייזונג, דיפּענדינג אויף געשעפט באדערפענישן און אַזוי אַרויס, אָבער עס ס 'שוין אַ ווערקאַבאַל מוסטער ווען איך ווע דארף עס.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

ווי פילע מענטשן וויסן, דער אָנגעשטעלטער טראַינינג מוסטער צוגעשטעלט דורך מייקראָסאָפֿט דאָ האט אַ זשוק אַז מיר קענען רעפּראָדוצירן ווייַטערדיק די טריט:

• שאַפֿן אַ קלאַס מיט אַ מאַקס גרייס פון 10 סטודענטן.
• רעגיסטרירן –> Total available seats properly decrements by one. טאַכלעס: 9 פאַראַנען סיץ.
• ונרעגיסטער: –> Bug. Total available seats should increment by one. It does not. טאַכלעס: 9 פאַראַנען סיץ ווי פּער שאַרעפּאָינט, אָבער אין פאַקט, עס זענען 10 פאַראַנען סיץ.

באַשייד: ניצן שאַרעפּאָינט דיזיינער צו ריכטיק די וואָרקפלאָוו.

ערשטער, open up the site. The folder list for me looks like this:

If we have a look at the "Attendee registration" וואָרקפלאָוו, we see that there is a step labeled "Enforce seating policy". It looks like this:

This step in the workflow updates the item by incrementing the "Filled Seats" metadata column on the course. If we pull that up in more detail, מיר זען דעם:

אַז ס אַלע די אינפֿאָרמאַציע מיר דאַרפֿן צו פאַרריכטן די ונרעגיסטראַטיאָן וואָרקפלאָוו.

אויב מיר פליפּ איבער צו די ונרעגיסטראַטיאָן וואָרקפלאָוו, there is no similar workflow step. Add it as follows:

1: Expand "Attendee unregistration" און עפענען זיך די קסאָמל (זען ערשטער פאַרשטעלן שאָס אויב איר ניטאָ פאַרפאַלן).

2: לייג אַ נייַ וואָרקפלאָוו בייַטעוודיק, "New Filled Seats" of type "Number".

3: Assign a value to "New Filled Seats" ווי געוויזן:

4: דעקרעמענט די אָנגעפילט סיץ דורך 1:

5: דערהייַנטיקן די שייַכות קאָרס נומער:

6: Make sure all the steps are in the right sequence. פֿאַר מיר, עס קוקט ווי דעם:

7: ענדיקן די וואָרקפלאָוו צו שייַעך-בויען עס.

8: פּרובירן.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

איינער פון די ימערדזשינג פּאַטערנז איך געפינען אין קראַפטינג שאַרעפּאָינט סאַלושאַנז לעוועראַגעס שאַרעפּאָינט דיזיינער וואָרקפלאָוו און אַ געשעעניש ופנעמער.

דאָ איז אַ געשעפט סצענאַר צו לייגן עס אין קאָנטעקסט:

• איך צופֿעליקער אַ דאָקומענט צו אַ שולדבאַנק ליב.
• איך בריק אַוועק מאַלטי-שריט וואָרקפלאָוו באשאפן ניצן שאַרעפּאָינט דיזיינער.
• אין עטלעכע פונט בעשאַס אַז פּראָצעס, וואָרקפלאָוו אַסיינז אַ אַרבעט צו עמעצער (דורך זאַמלען דאַטן פון באַניצער אָדער באַשטימען אַ אַרבעט).
• We want to use a KPI to track how long that task is awaiting completion. The KPI shows green for tasks that are completed or due more than 3 days from now. It shows yellow if the task is due tomorrow or today. It shows red if the task is past due.
• דאָ ס דער קיקער: איך ווילן די דאַטע אַז דרייווז אַז קפּי צו זייַן יום טוּב-אַווער.

I can’t calculate a holiday-aware due date in SharePoint Designer workflow very easily. I would have to create a custom action or use a 3rd party tool. אָבער, it’s easy enough to calculate such a date in an event receiver. Merge those two together and we get a pattern like this:

• Define a hidden yes/no site column on the document library labeled "DoCalcualteDueDate".
• יניטיאַליזע עס צו פאַלש.
• אין די צונעמען צייַט אין די וואָרקפלאָוו (e.g. just before the "collect data" קאַמף), באַשטימען וואָס ווערט צו אמת.
• אַ יטעמופּדאַטע() event receiver looks to see if "DoCalculateDueDate" is true. Since the event receiver runs on every update, "DoCalculateDueDate" איז נאָרמאַלי פאַלש.
• ווען וואָרקפלאָוו אַסיינז דאָקאַלקולאַטעדועדאַטע צו אמת, די געשעעניש ופנעמער קאַלקיאַלייץ דער יום טוּב-אַווער רעכט דאַטע.
• ווען דער געשעעניש ופנעמער טוט דעם חשבון, עס שטעלט די דאָקאַלקולאַטעדועדאַטע פאָן צו פאַלש.

אין די סוף, SPD workflow is communicated with an event receiver via the DoCalculateDueDate semaphore and we have holiday-aware due dates that are assigned at the exactly correct moment in the workflow’s life. SharePoint Designer controls when the due date is assigned but the event receiver performs the actual calculation and assignment.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

דערהייַנטיקן: I’ve been researching how to embed a SPD workflow into a site definition. דאס מסדן פאָרום קייט האט עטלעכע טשיקאַווע אינפֿאָרמאַציע. It’s not conclusive, אָבער ווייזט צו דרך דורך די דזשאַנגגאַל.

I’m giving this post a slightly oddball "Observed Behavior" lead since I’m a little leery of drawing conclusions from it. SPD workflows are … טעמפּראַמענטאַל.

מענטשן זענען אָפֿט אַסקינג / וואַנדערינג / fretting over moving SPD workflows from one place to another. הייַנט, איך נאכגעגאנגען די טריט און געמאכט די אַבזערוויישאַנז:

• איך באשאפן אַ וואָרקפלאָוו ניצן שאַרעפּאָינט דיזיינער אין אַ פּלאַץ אַטאַטשט צו אַ דאָקומענט ביבליאָטעק.
• די פארבונדן דאָקומענט ביבליאָטעק שוין כאַוזד עטלעכע דאָקומענטן.
• איך געהאלפן די פּלאַץ ווי אַ מוסטער.
• ווען איך געהאלפן די פּלאַץ ווי אַ מוסטער, איך געהאלפן די צופרידן ווי געזונט.
• איך באשאפן אַ נייע פּלאַץ אין די זעלבע פּלאַץ זאַמלונג ניצן אַז מוסטער.

אין דעם פונט, I tried to run the workflow. It promptly terminated itself with the log message, "Failed on start".

I expected this. I have low expectations when it comes to moving SPD workflows around.

איך געצויגן:

• געעפנט די פּלאַץ אין שאַרעפּאָינט דיזיינער.
• Had a peek at the workflow. It seemed fine.
• I clicked "Finish".
• איך געלאפן די וואָרקפלאָוו.

דאס מאָל, עס געארבעט פייַן.

I’ll add that this workflow used the "collect data from user" קאַמף וואָס איז אַ לעפיערעך קאָמפּלעקס קאַמף אונטער די קאַפּטער.

I tentatively conclude that the process of "finishing" the workflow caused SPD to properly associate the SPD workflow with the new document library. I also conclude the XOML and other XML artifacts are reasonably "loose". They are not super tightly coupled to the document library.

וואָס טוט דאָס מיינען? Assuming it’s a reliable and reproducible process, there’s at least one rough method we can use to move them around. I don’t know if this would work if we crossed site collection boundaries or even more drastically, גאַנץ נייַ פאַרמס (e.g. דעוו צו בינע צו שטעכן).

אויב איר ניטאָ לייענען דעם און גענייגט, ביטע פּאָסטן אַ באַמערקונג אָדער Email מיר your SharePoint Designer migration story. I’ll gladly update this posting with any insights thus offered.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

It’s often useful to store status information in a custom list such as an approval code which should never be directly manipulated by end users. This is a common business scenario. I have been working on a project this year that generates various status and reminder dates via SharePoint Designer workflows that then drive KPIs and generally support time-critical business processes.

ניצן אַ פּלאַץ צופרידן טיפּ / זייַל צו דערגרייכן דעם ווירקונג.

שאַפֿן אַ פּלאַץ צופרידן טיפּ מיט די סטאַטוס זייַל ווי געוויזן:

Note the "Status (פֿאַר דעמאָ)" פעלד בייַ די דנאָ.

ווייַטער, click on the column name to access the column’s properties. Select "Hidden (וועט ניט דערשייַנען אין פארמען)" אין די קאַלאַם סעטטינגס אָפּטיילונג ווי געוויזן:

This removes the field from the standard edit/update forms. אָבער, עס איז נאָך פאַראַנען אין קוקן, קפּיס, די כייפעץ מאָדעל און ערגעץ אַנדערש איר ווילן צו נוצן עס, including SPD workflow.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.