This blog entry is more of an "in the realm of the possible" פּאָזיציע ווס. באַטאָנען אינפֿאָרמאַציע.

We have a technical design that calls for us to create a site in a site collection via a manually launched workflow process. בייסיקלי, users enter data into a "new customer" מנהג רשימה און דעמאָלט ווען זיי האָבן פאַרטיק און וואַלאַדייטאַד די דאַטן פּאָזיציע פּראָצעס, מיר דאַרפֿן צו שאַפֿן אַ פּלאַץ פֿאַר אַז קונה.

איך בין ביידע אַ גרויס פאָכער פון דעקלאַראַטיווע וואָרקפלאָוו ווי געזונט ווי אַ שוואַך וויסואַל סטודיאָ וואָרקפלאָוו פּראָגראַמיסט, אַזוי איך געוואלט צו טרעפן די פאָדערונג ניצן שאַרעפּאָינט דיזיינער.

איך פּלאַן צו שרייַבן וועגן דעם אין גרעסער דעטאַל (און אַלעווייַ פאָרשטעלן צו אַ באַניצער גרופּע אָדער צוויי אין די קומענדיק יאָר), אָבער דאָ ס דער קוילעלדיק לייזונג:

• שאַפֿן אַ מנהג קאַמף אַז ינטאַגרייץ מיט ספּד.
• The custom action allows SPD to invoke a web service and pass it a string of XML.
• Web service locates the row in the custom list and creates a new site as per the data for that new client using a custom site definition.
• Web service then updates the custom list with some information such as a link to the new site.

We considered other approaches, such as event handlers and visual studio based workflow. The SPD approach gives our end users a little more control over the process. Granted, there’s a lot of C# code in this solution, but it’s wrapped inside a declarative workflow, so we get some of the benefits of declarative workflow while hooking into the site-creation service.

All we need now is an easy tool to automatically migrate SPD workflows around as easily as we can for visual studio workflows and we’ll really be cooking with gas 🙂 I understand that some folk are out there working on this problem and I hope they have some good success with it soon.

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

איך ווע שוין פּלייינג אַרום מיט מנהג אַקשאַנז פֿאַר שאַרעפּאָינט דיזיינער פֿאַר עטלעכע מאָל (זען דאָ פֿאַר עטלעכע דיטיילד שטאָפּן, אויב אַז אינטערעסן איר).

אין מיין קראַנט פּרויעקט, we need to do some fairly heavy lifting and we want to use declarative SPD workflow to manage the associated business process.

לאנג געשיכטע קורץ, this is entirely possible. I extended my Codeplex project to invoke a "helper service" and now we can invoke a web service directly from an SPD workflow.

דאָ ס דער כסימע:

 עפנטלעך שטריקל דיספּאַטטשער(
        גויד WebID, // דורכגעגאנגען דורך דעם רונטימע סוויווע
        גויד סיטעיד, // דורכגעגאנגען דורך דעם רונטימע סוויווע
        שטריקל ליסטיד, // דורכגעגאנגען דורך דעם Rte (טאָן ניט וויסן וואָס דאָס איז אַ שטריקל, נישט אַ גויד)
        ינט ליסטיטעמיד, // דורכגעגאנגען דורך דעם Rte.
        שטריקל קסמלמעססאַגע) // דורכגעגאנגען דורך די באַניצער ווי דערקלערט אין ספּד.

דאס לעוועראַגעס די פאַקט אַז מיר קענען באַקומען בייַ וויכטיק וואָרקפלאָוו אינפֿאָרמאַציע, ווי די פּלאַץ, רשימה שייַן, אאז"ו ו. This is well documented in several places for those of you interested in creating your own custom actions. The idea is to extract the XML string as provided by the user to dispatch an appropriate procedure. Fun stuff!

סאַדלי, דאָס איז דאָך אַ איין-וועג בילעט אַראָפּ צו "Loosey Goosey" אַנטי-מוסטער לאַנד, but it’s better than hitting a brick wall 🙂

איז עס אַ אַנטי-מוסטער אויב איר טאָן עס אַפֿילו כאָטש איר וויסן עס ס אַן אַנטי-מוסטער?

I hope to wrap this inside Codeplex in the near future. If you’re interested in me doing so, געבן מיר שטורכען (Email אָדער לאָזן אַ באַמערקונג) and I’ll be that more enthusiastic about doing it 🙂

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג.

I’m working on a project that uses five different SharePoint Designer work flows to handle some document approvals. SPD provides the "collect data from a user" קאַמף אַזוי אַז מיר קענען פּינטלעך דער באַניצער פֿאַר פאַרשידענע ביטן פון אינפֿאָרמאַציע, אַזאַ ווי צי זיי אַפּרווו עס, some comments and maybe ask what they had for dinner the other night.

The forms are perfectly functional. They are tied to a task list as a content type. זיי זענען 100% system-generated. This is their strength and weakness. If we can live with the default form, then we’re good to go. אָבער, we don’t have too much control over how SPD creates the form. If we don’t like that default behavior, we need to resort to various tricks to get around it (לעמאָשל, setting priority on a task).

I needed to provide a link on these task forms that opened up the view properties (dispform.asxp) of the "related item" in a new window. This provides one-click access to the meta data of the related item. This is what I mean:

טאַנגקפאַלי, we can do that and it’s not very hard. Broadly speaking, fire up SPD, navigate to the directory that houses the workflow files and open the ASPX file you want to modify. These are just classic XSL transform instructions and if you’ve mucked about with itemstyle.xsl, search or other XSL scenarios, this will be easy for you. אין פאַקט, I found it to be generally easier since the generated form is somewhat easier to follow as compared to a search core results web part (or the nightmarish CWQP).

אַוואַדע, there is one major pitfall. SPD’s workflow editor expects full control over that file. If you modify it, SPD will happily overwrite your changes give the right set of circumstances. I did two quick tests to see how bad this could get. They both presuppose that you’ve crafted a valid SPD workflow that uses the "collect data from a user" step.

פּרובירן 1:

• Modify the ASPX file by hand.
• Test it (verify that your changes were properly saved and didn’t break anything).
• Open up the workflow and add an unrelated action (such as "log to history").
• Save the workflow.

טאַכלעס: אין דעם פאַל, SPD did not re-create the form.

פּרובירן 2:

• Do the same as #1 except directly modify the "collect data from a user" קאַמף.

טאַכלעס: This re-creates the form from scratch, over-writing your changes.

Final Notes:

• At least two SPD actions create forms like this: "Collect Data From a User" and "Assign To Do Item". Both of these actions’ forms can be manually modified.
• I was able to generate my link to dispform.aspx because, אין דעם פאַל, the relate item always has its ID embedded in the related item’s URL. I was able to extract it and then build an <אַ הרעף> based on it to provide the one-click meta data access feature. It’s unlikely that your URL follows this rule. There may be other ways to get the ID of the related item but I have not had to cross that bridge, so I don’t know if gets to the other side of the chasm.
• I didn’t investigate, but I would not be surprised if there is some kind of template file in the 12 hive that I could modify to affect how SPD generates the default forms (much like we can modify alert templates).

</עק>

אַבאָנירן צו מיין בלאָג!

איך האָבן אַ געשעפט סצענאַר ווי דעם:

• א באַניצער ופּלאָאַדס אַ דאָקומענט צו אַ דאָקומענט ביבליאָטעק.
• זי סאַלעקץ אַ צופרידן טיפּ און גייט אריין מעטאַ דאַטן ווי דארף. איינער פון די מעטאַ דאַטן פעלדער איז אַ פאָן, "Urgent".
• דאס טריגערז אַ שאַרעפּאָינט דיזיינער וואָרקפלאָוו אַז, צווישן אנדערע זאכן, uses the "Collect Data from a User" קאַמף.

"Collect Data from a User" creates an item in a task list requesting approval for that document.

I needed to create a view of the task list that showed urgent requests for approval.

באַשייד: Put the word "URGENT:" into the title of these tasks.

I would have preferred to specify the priority field directly. אָבער, I was unable to do that for several reasons:

1. The collect data action does not provide a mechanism to update any field other than title (and those additional fields for which you want to collect data).
2. The "assign a to do item" action has the same problem.
3. It’s possible to insert an item into a list (י.ע. insert an item into the task list directly) but this not a blocking action. That means that the workflow will not wait for the user to complete that task.

I considered a few approaches before (thankfully) realizing we could just put "urgent" in the title.

1. Start a workflow on the task list itself so that when a new task is created, it somehow cross references back to the document that started the first workflow, pull out the urgent flag value and update priority as needed.
2. Do something similar with an event receiver. On create of the task, locate the associated document and update priority as needed.
3. Use the "create list item" action in conjunction with the "wait for field change" action and an event receiver. If we create a list item, we can specify all the fields we want. Use an event receiver to update the original item when the user completes the task and the "wait for field change" action’s condition would be met and the workflow would proceed. (פֿאַר עטלעכע סיבה, איך האט מער אָדער ווייניקער געזעצט אויף דעם צוגאַנג איידער ווייזלי דאַסיידינג צו גיין אַוועק פֿאַר אַ בשעת).

עס איז אַ שטערונג צו מיין לייזונג (באַזונדער פון דער קלאָר ווי דער טאָג פאַקט אַז נאָר די טעקסט פון דעם טיטל ינדיקייץ ערדזשאַנסי). Since "collect feedback" בלויז אַקסעפּץ שווער קאָדעד טיטל נעמען, I need to use two different collect feedback actions whose only difference is that hard coded title.

אָבער, לפּחות דאָרט ס אַ לייזונג, וואס טוט ניט דאַרפן געשעעניש ראַסיווערז אָדער מנהג ספּד אַקשאַנז.

If someone has solved this in a more clever way, please let me know.

</עק>

דערהייַנטיקן: מאַדדזשור אַהודזשאַ ווייזט אויס דעם לינק פון אַ נוזגרופּ דיסקוסיע: http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms772417.aspx. It’s pretty definitive.

===

We often want to embed hyperlinks to InfoPath forms in emails sent from SharePoint Designer workflows. When users receive these emails, זיי קענען גיט אויף די לינק פון דער Email און גיין גלייַך צו די ינפאָפּאַטה פאָרעם.

דאס פאַרזעעניש URL קאַנסטראַקשאַן אַרבעט פֿאַר מיר:

הטטפּ://server/sites/departments/Technical Services/InformationTechnology/HelpDesk/_layouts/FormServer.aspx?XmlLocation=/sites/departments/Technical Services/InformationTechnology/HelpDesk/REC REM RED Forms/REC2007-12-18ט11_33_48.קסמל&Source=http://server.corp.domain.com/sites/departments/Technical%20Services/InformationTechnology/HelpDesk/REC%20REM%20RED%20Forms/Forms/AllItems.aspx&דעפאַולטיטעמאָפּען = 1

פאַרבייַטן די באָלדעד רויט טעקסט מיט די נאָמען פון די פאָרעם, ווי געוויזן אין די פאלגענדע סקרעענשאָט:

באַמערקונג אַז עס איז אַ פּלאַץ פון שווער-קאָדעד דרך אין אַז URL, as well as a URL-encoded component. If this is too hard to translate to your specific situation, try turning on alerts for the form library. Post a form and when you get the email, קוק די מקור פון דעם Email און איר וועט זען אַלץ איר דאַרפֿן צו אַרייַננעמען.

Astute readers may notice that the above email body also shows a link that directly accesses the task via a filtered view. I plan to explain that in greater detail in a future post.

</עק>

I’ve implemented a workflow using SharePoint Designer in a site which is mainly read-only to "NT_AUTHORITY\Authenticated Users" (י.ע. יעדער יינער). There is a forms library for an InfoPath form. There is an associated workflow tasks list as well so that when the workflow operates, עס קענען באַשטימען טאַסקס צו מענטשן.

איך ברעכן דערלויבעניש פֿאַר די פארמען ביבליאָטעק און אַרבעט רשימה אַזוי אַז קיין אָטענטאַקייטאַד באַניצער קענען מאַכן פארמען און דערהייַנטיקן זייער אַסיינד טאַסקס.

I test with my low-privileges test account.

קענען איך פּלאָמבירן אויס און ראַטעווען אַ פאָרעם צו דער ביבליאָטעק? –> יאָ

קענען איך צוטריט די אַרבעט פון אַ Email לינק? –> יאָ

קענען איך זען אַ רעדאַגירן וואָרקפלאָוו אַרבעט לינק –> יאָ

קענען איך גיט אויף וואָס לינק? –> קיין … דערלויבעניש דינייד.

פארוואס קענען איך זען אַ רעדאַגירן לינק וואָס דינייז מיר דערלויבעניש ווען איך דרוק אויף עס? That’s not how it’s supposed to work…

איך גיין דורך די זיכערהייַט קאַנפיגיעריישאַן ווידער, very closely. I do it again. איך באַטראַכטן דיליטינג דעם פּאָסטן ווייַל איך דאָך טאָן נישט וויסן עפּעס וועגן זיכערהייַט.

לעסאָף, I search the Internets. I find this highly unlikely MSDN forum thread: http://forums.microsoft.com/TechNet/ShowPost.aspx?PostID=1838253&SiteID=17

די פּאָסטערס דערשייַנען צו זייַן סאַגדזשעסטינג אַז די פּשוט אַקט פון עקספּאָרטינג די וואָרקפלאָוו צו אַ פאָר טאַץ וועט פאַרריכטן אַ מאָך זיכערהייַט אַרויסגעבן? I can hardly believe I just typed that. I’m reminded of the South Park episode about the 9/11 קאַנספּיראַסי ווו סטאַן איז אַסקינג אונדזער פּרעזניט, "Really?" over and over again.

אַזוי, גאָרנישט צו פאַרלירן, איך פייַער אַרויף ספּד, רעכט-גיט אויף די וואָרקפלאָוו און ראַטעווען עס צו מיין C:\ drive. That would be the c:\ drive on my laptop. I’m looking over my shoulder the whole time so that no one will ask me, "why are you saving that workflow to your laptop?"

ינקרעדאַבלי, that solves my problem. I can edit the task.

איך כירביי נאָמינירן דעם צו זייַן דעם רובֿ באַזאַר וואָרקפלאָוו וואָרקאַראָונד פון 2007.

</עק>

We often want to send an email that includes a hyperlink to the item or document that triggered the workflow. We can use current item’s "Encoded Absolute URL" for this purpose. אָבער, it always seems to use "http" for the URL protocol. If your site runs on HTTPS then it will not work for you.

ווי ווייַט ווי איך וויסן, there is no out of the box solution to this problem. If you need to use HTTPS, איר האָבן ניט אויס פון די קעסטל אָפּציע.

צו סאָלווע עס, create a custom action that provides a string replace function to use in your workflow. Alternatively, ניצן אַ 3 טיילווייַז געצייַג אַזאַ ווי די ויסגעצייכנט פּעקל דאָ: http://www.codeplex.com/spdwfextensions 🙂

</עק>

פורום ניצערס טייל מאָל פרעגן: פארוואס טוט שאַרעפּאָינט דיזיינער שטעלן ???? אין מיין Email אַנשטאָט פון אַ פעלד ווערט?

איין סיבה דעם כאַפּאַנז איז ווייַל די בייַטעוודיק צו וואָס איר אָפּשיקן איז נאַל.

This can happen because you are trying to reference a field from the "current item" אָבער דער באַניצער קיינמאָל אריין אַ ווערט אין אַז פאָרעם פעלד.

<סוף />

סצענאַר: אין אַ שאַרעפּאָינט דיזיינער וואָרקפלאָוו, you need to determine if a date field is blank.

פּראָבלעם: SPD does not provide a direct method for comparing dates to anything other than a date. You cannot create a condition like this: "If [טאָג פיעלד] equals blank".

באַשייד: Convert the date to a string. Use string comparison to determine if the date is blank.

פאַרשטעלן שאַץ:

The following screen shots show how to do this. אין דעם סצענאַר, אַ פעלד אויף אַ נומער, "Environmental Permits:First Permit Reminder Date", איז דערלאנגט און די וואָרקפלאָוו פירעס אין ענטפער.

הערות:

ווען איך געפרוווט דעם, I was pleasantly surprised to learn that it works. I was worried that SharePoint Designer might disallow the string assignment (בייַטעוודיק:סטרינגרעמינדערדאַטעדאַטע) אָבער עס האט לאָזן עס.

איך איז אויך זארגן אַז אַלאַוינג עס, די ווערט זאל זייַן נאַל און יעדער קלאַפּ אַרויף די ווף בייַ רונטימע אָדער אפֿשר כאַפּן די גלאבאלע טעמפּעראַטור 1/2 אַ גראַד, אָבער יענע קאַנסערנז זענען אַנפאַונדיד.

</עק>

נאָר אַ שנעל אָבסערוואַציע אַז דאָרט ס אַ זייער וויכטיק חילוק צווישן די צוויי זוך:

<FieldBind Field="InParam1" DesignerType="StringBuilder" Id="2" Text="Input parameter #1"/>

קעגן:

<FieldBind Field="InParam1" Id="2" Text="Input parameter #1"/>

דער ערשטער ווייזט ווי דעם אין ספּד:

בשעת די יענער ווייזט ווי דעם:

I’m not sure how helpful these screen shots are but I put in the effort to make them so you have to view them 🙂

דער אָבסערוואַציע איז דאָס: סטרינגבוילדער אַלאַוז איר צו בויען אַ שטריקל (דאָך) דורך מיקסינג צוזאַמען שטריקל ליטעראַלס און וואָרקפלאָוו דאַטן (via the "Add Lookup" קנעפּל אין דער נידעריקער לינקס-האַנט ווינקל). When you use the Add Lookup button, it inserts a token in the form "[%סימען%]". When SharePoint invokes your custom action, (C # קאָד אין מיין פאַל), שאַרעפּאָינט פּאַסיז די סימען זיך, not the value of the token. If you use the default designer type (די רגע טיפּ), שאַרעפּאָינט יקספּאַנדז די סימען און פּאַסיז פאַקטיש ווערט פון די סימען צו דיין אַקציע.

סטרינגבוילדער = שלעכט, פעליקייַט דיזיינער טיפּ = גוט.

אַוואַדע, that’s not what I really mean. Just don’t try and pass a parameter to your custom action when the designer type = StringBuilder. Use the default designer type and chain a StringBuilder to it up front if you need to build complex strings in your workflow (וואָס אגב איז פּונקט וואָס מען טוט צו שאַפֿן אַ דינאַמיש אונטערטעניק פֿאַר דעם Email קאַמף, אָבער אַז ס אַ אונטערטעניק פֿאַר אן אנדער בלאָג פּאָזיציע, האט האט).

<סוף />