[Имајте на ум: Оваа статија крос-испратени до Крајниот корисник SharePoint тука: http://www.endusersharepoint.com/2009/09/09/sharepoint-a-case-study-in-ask-the-expert/]

Понекогаш, кога си работат како консултант (како професија, или во консултативна улога во рамките на вашата компанија), you find yourself living in an Onion story. The Onion has a series of articles called “Ask an [експерт] за [некој проблем]". This follows the famous “Dear Abby” format where a concerned person is asking for personal advice. The onion’s “expert”, сепак, is so focused on his/her area of expertise and current problems that the expert ignores the question entirely and rambles on about his area of expertise. As consultants, we need to keep that in mind all the time and avoid falling into that trap. It’s classically described like this – “when you use a hammer all day long to solve your problems, everything starts to look like a nail.” We professional consultants are always on guard against that kind of thing, но ние дојдат во контакт со луѓе кои се сериозни професионалци во својата улога, but are not consultants. They don’t have the same need or training to do otherwise.

Минатата недела, Сум го напишала за еден од клиентите на мојата компанија и во тек на проектот we have to enable high quality collaboration between various eye doctors in the US and Canada performing clinical research on rare disease. In addition to leveraging core SharePoint features to enable that collaboration, we’re also working an expense submission and approval process. It’s complicated because we have so many actors:

• А неколку поединци во практиките различни доктори "кои можат да влезат трошоци on-line.
  • Постојат повеќе 40 лекарите практики.
  • Во некои практики, лекарот користи систем директно.
  • На многу практики, персонал на лекарот користи систем директно.
• А финансиска администратор (кој работи за мојот директен клиент) кој ги разгледува трошоците за точноста и релевантност, одобрување или негирање нив на организациско ниво.
• A 3rd party accounts payable group. These people pay all of the bills for out client, not just bills coming out of the rare disease study.

The Accounts Payable group has been a challenge. Working with them yesterday reminded me of the Onion series. In my role as business consultant, Јас објасни потребата на сметки се плаќаат компанија:

• Клинички студии сајтови (лекарите практики) направат студија трошоци поврзани со.
• They log onto the “web site” and enter their expenses using an online form. Во овој случај, the “web site” is hosted with SharePoint and the expenses are entered into an InfoPath form. Expense receipts are scanned, качени и спроведен директно на формата.
• Автоматски работното процес бара одобрение од соодветни финансиски администратор.
• Можете, dear 3rd party AP company – please review and approve or deny this expense. I’ll send it to you any way that you want (во рамките на разумот).Во овој момент во дискусијата, I don’t really care how it needs to be bundled. I want to work with the AP group to understand what they need and want.

Кога јас ја објасни потребата, на 3-ти зеде длабок нурне во нивните внатрешни mumbo џамбо Жаргон за сметка процесите за одобрување, Oracle кодови, потпретседателски потписи, 90 ден возврат-arounds, итн. And panic. I shouldn’t forget about the panic. One of the bed rock requirements of the consulting profession is to learn how to communicate with people like that who are themselves not trained or necessarily feel a need to do the same. Among other things, it’s one of the best parts of being a consultant. You get to enter a world populated with business people with completely different perspectives. I imagine it’s a little bit like entering the mind of a serial killer, освен дека не се уништени за живот по искуство (though entering the mind of an AP manager isn’t a walk in the park 🙂 [види важна забелешка подолу ***] ).

One of the great things about our technical world as SharePoint people is that we have ready-made answers to many of the very valid concerns that people such as my AP contact have. Is it secure? How do I know that the expense was properly vetted? Can I, како последна обврзник, видите сите детали на сметка? How do I do that? What if I look at those details and don’t approve of them? Can I reject them? What happens if the organization changes and the original approver is no longer around? Can we easily change the process to reflect changes in the system? Јас може да се враќате на овој трошок, една година подоцна, ако и кога ќе се ревидираат и треба да се брани на плаќање?

Како SharePoint луѓе, we can see how to answer those questions. In my client’s case, ние им одговори на повеќе или помалку како ова:

• InfoPath формулар за да се овозможи сајтови, за да ги сними своите трошоци и да ги достават на одобрување.
• Сајтови може да се врати на сајт да го видите статусот на нивните трошковник во секое време.
• Како значајни настани се случуваат (e.g. сметка се одобрува и поднесени за исплата), системот проактивно ги извести преку е-мејл.
• Системот известува финансиски администратор еднаш извештај е поднесен за одобрување.
• Финансиски администратор одобрува или го негира барање.
• По одобрение, сметка е во комплет до во е-маил и испратени до 3-ти обврзник организација.
• На 3-ти обврзник има сите информации што им се потребни за да ги видиш трошок и да пристапите на животната средина SharePoint да копа во детали (првенствено ревизија историјата да ја потврди "вистина" на трошоци).
• 3rd party payer can approve or reject the payment using their own internal process. They record that outcome back in the SharePoint site (кои предизвикувачи на е-мејл известување до соодветните лица).
• Во иднина, тоа би било убаво да се намали од овој stilly внесувачот процес и наместо да се хранат на сметка информации директно во нивниот систем.

Во заклучок, има стил на живот тука дека јас го опишам од гледна точка на професионален консултант на гледање, but which applies almost equally to full time employees in a BA and/or power user role. Work patiently with the experts in your company and extract the core business requirements as best you can. With a deep understanding of SharePoint features and functions to draw upon, почесто отколку не, ќе бидете во можност да одговори на загриженоста и нудат начини да го подобрите работниот ден на секого проширува основни SharePoint карактеристики.

***Важна забелешка: I really don’t mean to compare AP people to serial killers. Сепак, I could probably name some AP pro’s who have probably wished they could get a restraining order against me stalking them and asking over and over again. “Where’s my check?” “Where’s my check?” “Where’s my check?"

</крајот>

Да се ​​претплатите на мојот блог.

Следете ме на Twitter во http://www.twitter.com/pagalvin