Vue d'ensemble

Cette rubrique décrit une étude de cas décrivant une réelle MRO (Entretien, Réparation et opérations) processus d'approbation de flux de travail mis en place en mousse.

Ce n'est pas un débat technique ouvertement, mais au contraire sert à fournir un exemple du monde réel qui démontre comment la plateforme MOSS a rencontré un monde réel besoin.

(Cette entrée est croisée affichée entre http://paulgalvin.spaces.live.com et http://blogs.conchango.com)

Arrière-plan

Processus MRO du client ont été caractérisées par ce qui suit

• Processus d'approbation manuelle.
• Certains à l'aide de soutien excel tableur.
• Processus d'approbation irrégulière. Le même processus d'approbation achat MRO varierait au jour le jour, personne par personne.
• Beaucoup de papier et les signatures manuscrites — acheter les réquisitions nécessaires jusqu'à 3 signatures écrites avant l'approbation finale.

Les objectifs de ce projet inclus:

• Automatiser le processus.
• Faire respecter les normes de l'entreprise pour l'approbation.
• Donner une vue consolidée de MRO achat aux différents gestionnaires.
• Piste de vérification détaillée.

Comme un effet secondaire de la solution, signatures écrites n'étaient plus requis.

Processus d'approbation

Le processus d'approbation se compose de quatre « voies de natation »: Auteur, Gestionnaire direct, Gestionnaire fonctionnel et chef de division.

Auteur:

Voit la nécessité pour l'achat et démarre le processus. Notez que l'expéditeur peut ou ne peut pas effectivement sur la demande d'achat, mais plutôt direct un autre membre du personnel de le faire. Quelques fois, l'auteur n'a pas l'expertise technique pour remplir la demande de PO. Par exemple, un utilisateur pouvez réquisitionner un nouvel ordinateur portable, mais il ne sait ne pas le meilleur vendeur, Normes informatiques, etc.. Dans ce cas, les œuvres de l'auteur avec elle et elle remplit en fait la demande.

Gestionnaire direct:

C'est le responsable direct de l'auteur (qui peut être différente de la personne qui a effectivement conclu la réquisition PO MOSS). Gestionnaires directs doivent approuver la demande de PO avant que le système vise l'approbation plus loin vers le bas de la ligne.

Gestionnaire fonctionnel:

Le Gestionnaire fonctionnel est la personne chargée de veiller à ce que l'achat proposé est conforme aux normes de l'entreprise dans le cadre d'une fonction ministérielle particulière. Par exemple, Achats IT sont approuvées par le responsable fonctionnel informatique.

Gestionnaire de la Division:

Chefs de division approuvent les demandes d'achat strictement en montant en dollars. Directeur de la Division approuver les demandes d'achat dépassant un montant configurable.

La Solution

Nous avons utilisé les outils et les composants suivants pour mettre en œuvre la solution:

MOUSSE: Sert de la plate-forme sur laquelle tout le reste « accroche ». MOSS fournit des services de roche pour la sécurité, données de base, pistes de vérification et d'autres caractéristiques.

InfoPath forms services: Un composant de mousse, Cela permet aux utilisateurs de remplir des demandes d'achat via un navigateur web.

SharePoint Designer (SPD): Nous avons utilisé le SPD à mettre en œuvre le processus de flux de travail automatisés.

Service Web: Un service de web c# améliore l'expérience utilisateur en permettant à des listes de choix en cascade dans le formulaire InfoPath et offre de meilleures performances en ce qui concerne le filtrage des données. Voir ici pour une plongée profonde technique sur ce sujet et nos motifs pour l'utiliser.

Listes personnalisées: Profils utilisateur MOSS fourni responsable direct d'un utilisateur donné, mais n'a ne pas fourni la plupart des données qui contrôlait les décisions de flux de travail (e.g. Si le gestionnaire divisionnaire est tenu d'approuver la demande de PO). Nous avons utilisé des listes personnalisées dans une entreprise de données"" site pour maintenir les données telles que les « Divisional Manager approbation Dollar montant », « Gestionnaire fonctionnel de secteur" et ainsi de suite. Listes intégrant très joliment avec InfoPath et fournissent également créer/modifier/supprimer (CRUD) fonctionnalité d'audit et de sécurité de la boîte.

Cas d'utilisation

Ce cas d'utilisation illustre comment la solution s'intègre ensemble:

1. Paul veut un nouvel ordinateur portable. Il décrit ses besoins à Vivek, une personne TI familier avec les normes de l'entreprise portable, fournisseurs privilégiés, etc..
2. Vivek billes en mousse, accède à la forme de réquisition de PO et pénètre dans la réquisition au nom de Paul. La forme invite Vivek pour une catégorie d'achat qui utilise ensuite les services web pour remplir une liste déroulante des fournisseurs approuvés par compagnie. Vivek spécifie également la région fonctionnelle de cet achat (e.g. « IL" ou « Finance »).
3. SPD basé de flux de travail démarre, détermine le gestionnaire direct de Paul et achemine la demande de son manager, Stacy.
4. Stacy approuve la demande d'achat.
5. Flux de travail SPD inspecte la réquisition et détermine que c'est un achat informatique. Il achemine le flux de travail à l'IT manager fonctionnel, Wonson.
6. Wonson approuve la demande d'achat.
7. Flux de travail SPD encore inspecte la demande et détermine que le montant de l'achat dépasse un montant maximum et l'achemine vers le gestionnaire de la division pour l'approbation.
8. Le gestionnaire de la division approuve la demande d'achat.

Notes

• Le cas d'utilisation montre un « pur" exécuter sans rejets ni sauts.
• Chaque approbateur a la possibilité d'approuver ou de rejeter la demande d'ainsi que de fournir des commentaires écrits. Ceux-ci sont consignés dans le journal d'audit.
• Si un gestionnaire responsable rejette la demande d'achat à tout moment, la réquisition de PO est « morte" et le processus doit être lancé depuis le début.
• Flux de travail informe l'auteur à chaque étape du processus de.
• Aucune signature écrite — le client déterminé (Après quelques recommandations énergiques) que l'audit trail tel que prévu par l'histoire de flux de travail, a servi leurs besoins audit.
• Effort — Il a fallu l'homme environ trois semaines pour mettre en œuvre cette solution.

Conclusion

Cette solution exploite MOSS comme un développement et une plateforme d'exécution. Le client a été en mesure d'exploiter les principales fonctionnalités MOSS pour automatiser un processus d'entreprise courants qui a touché presque tous les employés dans l'entreprise. À l'exception d'un service web simple (qui elle-même s'appuie sur mousse), presque aucune réelle » programmation" Il fallait.

La solution est aussi une vitrine »" pour le client, illustrant comment les différentes fonctionnalités MOSS peut être combiné pour créer une application de gestion complètes et générer de nouvelles opportunités de consultation à l'avenir.

Glossaire

MRO: Entretien, réparation et opérations. Ces achats comprennent généralement des éléments tels que les blocs-notes, chaises, ordinateurs personnels, imprimantes, téléphones cellulaires et autres.